業務改善を効率的に！週報に書くべきポイントとは
2019/02/21
プロジェクトマネージメント
プロジェクト管理ツール
組織の業務を効率よく遂行するためには、同時進行する様々なタスクの把握と進捗管理が重要です。多くの場合はテンプレート化した週報などで、部下やプロジェクトメンバーの業務管理を行っていることでしょう。週報の書き方は企業や業種によっても様々ですが、ここでは週報の本質的な目的とその達成のために必要な項目についてご紹介します。
週報とPDCAサイクル
週報とは、一週間に行った業務内容を上司に報告するために作成する報告書です。実施した内容を完結にまとめ、今後の進め方や目標などについても記載します。
形式としては「業務報告」ですが、部下から上司への一報通行の情報の移動では無く、実施状況を受けて上司から部下へ新たな指示や改善内容を示すための双方向のコミュニケーションツールとして機能させるのが本来の目的です。
業務報告は毎週の状況を報告する『週報』のほか、毎日上げる『日報』、月ごとの『月報』など目的に応じて適宜行います。これらのなかでも、週報の活用は業務改善などを進めるためのPDCAサイクルの運用にとても効果的です。
PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実施）、Check（評価）、Act（改善 ※日本では「Action」という記載も多く見かけます）を繰り返すことにより業務の改善を行う手法です。
実際の業務では、まずは目標を定め、週報により現状を把握し、必要に応じて改善を指示します。「週報が適している」というのは、一週間程度の期間でサイクルを回すと施策も立てやすく効果もわかりやすいからです。業務の改善を図るためにやみくもにDoとActだけを繰り返しても、ピントのずれた行動をしてしまい、逆に効率を落としてしまう場合もあるでしょう。
週報を用いて現状把握をしながら適切なタイミングでPDCAサイクルを回すことで、全体のパフォーマンスを向上出来るのです。
週報のメリット
週報を作成することで、上司と部下の間だけでなくチームのメンバー全員で業務の進捗や課題、PDCAの推進状況などを共有出来るメリットが有ります。仕事はチームで行うことが多いものですから、1対1でのやりとりで終わらせるのではなく、関係者に共有してチーム全体の力を利用し課題を克服する体制を構築すると良いでしょう。
週報のメリットを整理すると以下のようなポイントがあります。
- 課題を見つけ、解決への行動がとれる
- コミュニケーションが活発化する
- 部門長やプロジェクトマネージャーが進捗具合を把握しやすくなる
- チーム全体に共有することで情報共有をスムーズにし、協力し合うことが出来る
- 過去の進捗も振り返ることが出来る
以上のように、業務報告を週報としてまとめることで客観的に情報を整理し、メンバー間や過去の情報を蓄積して共有出来ると言う大きなメリットが有ります。
では、週報で共有化すべき項目とはどのようなものが有るのでしょうか？
週報のテンプレート化のメリット
管理者やチームメンバーは週報を何通も読むことになりますが、一人一人でバラバラのフォーマットで提出したらどうでしょうか。どこに何が書いてあるのかわかりにくかったり、抜け漏れがあったりと非効率です。最低でもチーム内では同じ記載内容、記載方法にし、テンプレート化して効率よく運用できるようにしなければ、「週報を出す」という行為がとてもストレスフルなものになるでしょう。
テンプレート化するに当たり、抑えておきたい項目は次の通りです。
計画の項目
- 具体的な目標値
- 実施予定項目
- 期日
これらの項目はPlanに相当する部分です。実施内容に問題が有るか無いかを判断する基準となります。目標値は可能な限り数値で表記し、定量的に設定することで評価が行い易くなります。実施予定項目は、目標を達成するための実際の行動内容を記載します。
結果の項目
- 実績
- 1週間の活動内容を、売上や工数などの数値で書き込みましょう。
- 進捗率
- ほとんどのプロジェクトは一週間では終わらないでしょう。全体の行程のどこまで作業が進捗したのか、残りの作業はどの程度残っているのかを示しましょう。進捗の遅れを取り戻すためにはいち早く対策を取らなければならないため、進捗率の可視化と把握は非常に重要です。
- 進捗具合
- 目標の達成のためにどのような行動をしているのか、定性的な評価も行います。
- 課題
- 現在直面している課題、今後問題となってきそうな課題を抽出します。改善策を立てるためには課題の把握が正確でなければなりません。
- 改善策
- 期日通りに成果を得るためには、課題に対する改善策が必要です。自分で策を練ると同時に、上司やメンバーとも共有し妥当性を確認しましょう。
週報の活用でチーム力を向上
以上のように、プロジェクトの進捗状況や課題を抽出、管理するために必要な項目をテンプレートとして準備し、週報を活用することが非常に効果的です。情報の理解や解析を迅速に行うためにも、共有、確認やチェックの方法を定めて運用することも肝要です。
週報の作成・管理方法にもさまざまなものがありますが、これらの大事なポイントを漏れなく抑え、運用を効率良く行うためには『Time Krei』（タイムクレイ)のようなプロジェクト管理ツールの活用が効果的です。
Time KreiではWBSなどのプロジェクト管理に必要な機能はもちろん、PDCAを効率的に回すためのテンプレートを搭載した週報機能を使うことができます。プロジェクトや業務の進捗を専用ツールで可視化しながら週報が一元管理できるので、特にプロジェクトマネージャーや上司にとって、確認・分析・改善がスムーズに実施できることが特長です。
プロジェクトのマネージメントを任された際には、このようなツールを使いこなし、業務の効率的な推進を心がけましょう。
