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エクセルとプロジェクト管理ツール、どちらを使うべき?

2020/09/14

プロジェクト管理ツール

エクセルを使用するイメージ

エクセル(Microsoft Excel)は手軽で身近な表計算ソフトウェアです。 Windows が搭載されているパソコンを購入する際は「とりあえずエクセルやワード(Microsoft Word)を入れておく」ことが一般的です。エクセルは機能が豊富なため、ガントチャートや複雑な計算システムなどを作ることができます。

豊富な機能を手軽に使えるため、エクセルでプロジェクト管理をこなしているというかたもいらっしゃるでしょう。

一方、 TimeKrei(タイムクレイ) のようにプロジェクト管理に特化したツールも多く提供されています。手軽で身近、かつ豊富な機能を持つエクセルより、プロジェクト管理ツールを利用してプロジェクト管理を実施するかたもいらっしゃいます。

では、エクセルとプロジェクト管理ツール、プロジェクト管理にあたってはどちらを使うべきなのでしょうか?

先に結論を言ってしまいましょう。どちらを使うべきかについては、プロジェクトによって異なります。プロジェクトが小規模で工程が単純なら、エクセルのほうがコスト面で有利でしょう。ですが、大規模になったり、工程が複雑だったりするなら、プロジェクト管理ツールを導入するメリットが、導入コストを上回るでしょう。

本記事では、エクセルを利用したほうがいい場合とプロジェクト管理ツールを利用したほうがいい場合を、いくつかの項目に焦点を当てて解説します。ご自身が携わっているプロジェクトがどちらに該当するか考えながらご覧ください。

プロジェクトの状況を共有する頻度

エクセルは単なる表計算ソフトウェアに留まらず、豊富な機能を備えています。単純に計算するだけでなく、グラフを表示したり、データを整理したり、条件に合致するデータだけを抜きだしたりすることができます。

これらエクセルの機能を利用すると、プロジェクトの状況を可視化できます。例えば、下図に示すように「条件付き書式」を利用すればガントチャートを簡単に作成できます。

ガントチャートのイメージ

タスクの担当者、予定工数、実績工数、進捗状況の可視化など、一通り必要な要素を備えています。

プロジェクトの状況を知るべきメンバーの人数が数名ほどで、状況を確認する頻度もあまり多くない場合は、エクセルによるプロジェクト管理は有効でしょう。身近で手軽なソフトウェアを利用できるため、導入のコストも低いというメリットがあります。

一方、プロジェクトのメンバーが多く、状況を常に把握しなければならない、という場合には、プロジェクト管理ツールを利用したほうが効果的です。

プロジェクト管理ツールは、多くのメンバーが常にプロジェクトの状況を確認できるように作られています。プロジェクトの状況に変化があれば、すぐに反映され、誰もが確認できます。

プロジェクト管理ツールによっては、ガントチャートだけでなく様々な方法でプロジェクトの状況を可視化する機能を持っています。例えばTimeKrei はガントチャートに対して「イナズマ線」というグラフを重ねて表示する機能を持っています。これは各タスクの進捗状況をまとめて可視化するためのグラフです。

また、プロジェクト管理ツールであれば、誰がどのような権限を持つのか細かく指定することもできます。例えば、プロジェクト管理者は誰がどのタスクを担当するのか、編集する権限を持つべきです。一方で個々のメンバーは、自身のタスク以外は編集できないように権限を設定するべきでしょう。メンバーの誰もがプロジェクトのタスクを好き勝手に編集できてしまっては、プロジェクトが混乱してしまいます。

なお、エクセルにもネットワーク経由でファイルを閲覧・編集する機能があります。ですが、プロジェクト管理ツールほど細かな権限設定はできないため、自分の権限では編集してはいけない項目を誤って編集してしまう可能性があります。細かな権限を設定できるプロジェクト管理ツールを導入したほうが、無用な混乱を避けやすいでしょう。

管理職、従業員、経営者の3者の視点

管理職、従業員、経営者の3者の視点でプロジェクトを管理するには

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タスクの依存関係を表現するかどうか

ひとつのプロジェクトには多くのタスクが存在します。ほとんどのタスクは、別のタスクが終わらないと着手することができない、という依存関係を持っています。プロジェクトの進行が遅れているときは、おうおうにしてボトルネックになっているタスクがあります。このボトルネックを素早く見つけ出すためには、タスクの依存関係が明らかになっている必要があります。

エクセルでタスクの依存関係を表現することは不可能ではありませんが、難しいといっていいでしょう。エクセルの関数を組み合わせて複雑な計算式を作成することになります。エクセルには豊富な関数があり、プログラミングに詳しくなくても複雑な機能を作ることができます。

ですが、関数を多く組み合わせると、作り上げた計算式が何をどう計算しているのか読み解くことが難しくなります。計算式を読み解くことが難しいということは、計算結果が正しいかどうか検証することも難しい、ということです。

もちろん、小規模で工程が単純なプロジェクトであれば、プロジェクトメンバーがタスクの依存関係を理解しておくことで対応できます。ですが、大規模で工程が複雑なプロジェクトになると、人間が全てのタスクの依存関係を把握することは難しいでしょう。

多くのプロジェクト管理ツールは、最初からタスクに依存関係があることを考慮して作られています。とあるタスクをプロジェクト管理ツールへ登録するとき、前工程のタスクと後工程のタスクを指定することで、タスク間の依存関係を明確に表現できます。

また、この指定にもとづいてタスクがどのような関係を持っているのか可視化することもできます。多くのプロジェクト管理ツールではガントチャートを描くことができますが、このときタスクの依存関係も可視化することができます。

その他にも、親となるタスクが終了し、次のタスクを開始するべきタイミングとなったとき、次のタスクの担当者へメールなどで通知するよう設定することもできます。大規模で工程が複雑なプロジェクトであれば、プロジェクト管理ツールを導入することで大幅な効率化を見込むことができるでしょう。

プロジェクトの変化に対応するかどうか

プロジェクトが進行していくと、スケジュールが変更になったり、新たなタスクが発生したり、予定されていたタスクが消滅したりします。また、プロジェクトの状況が変化すると、対応するために必要な人的リソースを割り当て直す必要があります。

先述したように、エクセルはタスクの依存関係を表現することが困難です。このことに加えて、新たなタスクを加えたり不要なタスクを削除したりするとなると、エクセルを用いたプロジェクト管理はさらに難しくなります。したがって、エクセルでプロジェクト管理を実施する場合、プロジェクトの変化には対応しにくいといえるでしょう。

逆に言えば、プロジェクトの状況がほとんど変化しないと期待できる場合は、エクセルによるプロジェクト管理を実施しても支障はないでしょう。例えば、タスクが着実にこなされているか確認し、遅れているタスクに対して集中的にマネジメントを実施する、といったプロジェクトが該当します。

一方、多くのプロジェクト管理ツールはプロジェクトの状況が変化することを考慮に入れて作られています。例えば、突発的に重要度の高いタスクが発生した場合、他のタスクを止めて突発的なタスクへ取りかかることになります。

このとき、突発的なタスクに費やす時間とリソースは、他のタスクにおける時間とリソースを配分し直すことでまかなうことになります。突発的なタスクがプロジェクト全体にどのような影響を与えるのか確認するときには、タスクの依存関係を明確に表現できるプロジェクト管理ツールが役に立ちます。

同時進行する別のプロジェクトと連動するかどうか

一般に、プロジェクトは複数が同時に進行します。プロジェクトメンバーも複数のプロジェクトを掛け持ちするものです。複数のプロジェクトが同時進行しているとき、しばしば発生するのがリソースの取り合いです。

プロジェクト管理の秘訣

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プロジェクト管理の秘訣
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誰が、どのプロジェクトに、どれくらいリソースを割いているか分からないと、実現不可能な予定を立ててしまうことになりかねません。プロジェクト管理にあたっては、他のプロジェクトとリソースが競合することも考慮しなければならないのです。

複数のプロジェクトをエクセルで管理することは、不可能ではありませんが、難しいでしょう。ここまで述べたように、エクセルを用いたプロジェクト管理は、ごく小規模で単純な工程を持つプロジェクトに向いています。複数のプロジェクトを横断的に管理するという時点で、すでにプロジェクトは大規模化しており、複雑になっているといえます。

一方、プロジェクト管理ツールで複数のプロジェクトをまとめて管理すれば、誰が、どのプロジェクトに、どれくらいリソースを割いているか、簡単に調べることができます。

特定のメンバーに負担が集中しているようであれば、タスクを別の誰かに割り当て直すか、スケジュールを延期することになります。これもエクセルでは難しいのですが、プロジェクト管理ツールを利用すればプロジェクトの変化に対応しやすくなります。

他のサービスと連携するかどうか

他のサービスとの連携イメージ

プロジェクトの運営にあたっては、プロジェクト管理ツールだけでなく、様々な業務支援サービスを利用することでしょう。例えば、メンバー間のコミュニケーションはメールやチャットツールを駆使することが当たり前になっています。また、プロジェクトの予算は勘定系のシステムを通して管理することがほとんどです。

エクセルを利用してプロジェクト管理を実施する場合、他のサービスと連動することは難しいでしょう。他のサービスから得られるデータは人手で入力することになります。

また、エクセルで管理しているプロジェクトのデータを他のサービスで利用したい場合も、人手を介して入力することになります。回数が少なければ問題はあまり起きないでしょうが、データのやりとりを何度も人手で実施する場合、入力ミスの可能性が大きくなります。

多くのプロジェクト管理ツールは、他の業務支援サービスと連携することができます。TimeKreiの場合、グループウェアやワークフローといった機能を TimeKrei 自身が備えています。業務の総合的な効率化を図るのであれば、プロジェクト管理ツールを利用してプロジェクト管理を実施したほうがよいでしょう。

エクセルとプロジェクト管理ツール、どちらを使うべき? まとめ

本記事ではプロジェクト管理について、エクセルを利用したほうがいい場合とプロジェクト管理ツールを利用したほうがいい場合を、いくつかの項目に焦点を当てて解説しました。

プロジェクトのメンバーが少なく、頻繁に状況を確認する必要がない場合は、エクセルでプロジェクトを管理したほうがよいでしょう。エクセルは身近かつ手軽なソフトウェアであるため、プロジェクト管理ツールに比べると導入コストが低いというメリットがあります。

また豊富な機能を持っているため、様々なことに応用できます。一方、エクセルは機能が豊富すぎるため、工夫次第でなんでもできてしまいます。これにより、実際には非効率なことまでエクセルでこなしてしまう、という気づきにくいデメリットがあります。

反対に、プロジェクトのメンバーが多く、状況を常に確認する必要がある場合は、プロジェクト管理ツールを導入したほうがよいでしょう。プロジェクト管理ツールはその名の通り、プロジェクト管理に特化しています。

エクセルでは実現することが難しい複雑な計算もできるため、導入コストに見合った効果を期待できます。同時進行する別のプロジェクトの管理も統合すれば、部署全体、あるいは社内全体の人的リソースを総合的に管理することができます。

プロジェクトが大規模になったり、工程が複雑だったりするなら、TimeKreiなどプロジェクト管理ツールを導入した方が適切でしょう。そのようなときはプロジェクト管理ツールを導入し、本来の仕事であるプロジェクトのコミュニケーションに時間を費やせるようにしましょう。

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