プロジェクトの進捗状況が一目瞭然。バーンダウンチャートとは。

グラフの傾き

プロジェクトが進行している最中に注目すべきポイントです。例えばプロジェクト開始当初から中盤にかけて常に実績線の傾きが鈍い場合、各タスクの見積もりにそもそも無理があるなどの理由で、全体の作業が遅れている可能性が高いと判断できます。他方、実績線の傾きが突然鈍くなった場合は何らかの突発的なトラブルが発生した可能性があります。

先ほど Microsoft Excel にて作成したグラフを例に、プロジェクトに何が起きているのか推測してみましょう。

プロジェクトの中盤まで、実績線は順調に下降しています。どうやら順調にタスクがこなされているようです。プロジェクト管理者はこのプロジェクトをチームメンバーの自主性に任せ、他の業務へ時間を融通させることができるでしょう。

ですがプロジェクトの中盤において実績線の傾きが鈍くなり、プロジェクトが停滞しています。グラフの7月14日以降です。どうやら突発的なトラブルが発生したようです。このときプロジェクト管理者は停滞の兆候に気づき、メンバーへヒアリングを実施するなど、プロジェクトが抱える問題を解決するために行動する必要があります。

停滞が始まってから二日後、チームメンバーは解決法を編み出し、一気に作業が進んだようです。最終的に、プロジェクトはメンバーの頑張りによって無事に終結したようです。
以上のように、グラフの傾きだけでも「プロジェクトに何かが起きている」と知ることができ、進捗状況のマネジメントに役立ちます。更に、グラフの全体的な形状を見ることで過去のプロジェクトにおいても何が起こったのか知ることができます。

次節以降ではグラフ全体の形状をどう読み解くのか解説します。

ほぼ計画線に沿う実績線

実績が計画通りに進む形状です。フェイキー・フェイキー（Fakey-Fakey）とも呼ばれます。もちろん計画と実績の乖離がなく、順調に進んでいる状態になるのですが、一方でプロジェクトが計画通りに進みすぎる「不自然さ」もあります。

このようなチャートが見られる場合、主に2つのパターンが考えられます。

1．メンバーが優秀なためプロジェクトが計画通りに進んだ
2．バーンダウンチャートを計画通りに進めることが目的になり、成果物が仕様通りでなくなっていた

前者であれば全く問題はありません。しかしながら、2番目の可能性もあるという点には注意したいところです。バーンダウンチャートはあくまでプロジェクトの実態を把握するためのツールです。計画通りでないことを反映することもバーンダウンチャートの役目なのですが、計画がずれることを恐れ、プロジェクトの内容や質へ影響を与えていると、バーンダウンチャートが意味のないものになってしまいます。

早期学習型

バーンダウンチャートが早い段階で右上に膨らみ、後に緩やかに減少していきます。これは一見するとプロジェクトの開始早々に遅延が発生しているようにも見えますが、多くはプロジェクトが健全に稼働していることを示します。以下のグラフの動きは早期にタスクの詳細化やプロジェクトの課題が検出できている状態になり、チームメンバーはよく成熟しており、プロジェクトに対して自主的に取り組んでいると見なすことができます。

バーンダウンチャートを採用するプロジェクトは、すべてのタスクのうち6割から7割程度までしか見積もらないことがあります。残りのタスクは大まかに見積もっておき、プロジェクトの進行中に改めて詳細化します。

プロジェクトが始まると早い段階でタスクの詳細化が進むため、プロジェクトの初期段階では残りの作業量が減りません。タスクの詳細化が完了すると作業量がゼロへ向かって下降していきます。したがって、プロジェクトが開始されてからしばらくタスクが減らず、その後一気に計画線に近づくという状態は、残されていたタスクの詳細化が進んでいることが考えられます。

注意したいことは、この膨らみがプロジェクトの中盤になっても解決されない場合、タスクの詳細化が済んでいないか、別に何らかの課題を抱えており解決されていない状態になっているということです。これらのケースはあくまで一例に過ぎません。早い段階でバーンダウンチャートが右上へ膨らんだ際、何が原因なのかを把握しておきましょう。

中間～後期学習型

バーンダウンチャートがプロジェクトの中盤から終盤において右上に膨らみます。チームメンバーはあまり成熟しておらず、場合によってはプロジェクトに対して受動的に取り組んでいると考えることができます。

プロジェクトの中盤から終盤になって様々な問題が発見されています。問題の具体的な例としては、不明瞭だったタスクの詳細化が進まなかった、技術的な問題が発生した、リソースが慢性的に不足するようになった、等々が挙げられます。

最後に「追い込み」をかけている所にも注目しましょう。この「追い込み」によって、プロジェクトの最終成果物に対する品質チェックが十分でない可能性や、プロジェクトにおいて予定されていた成果の一部が未完成のため後続のプロジェクトに移された可能性があります。あるいは、チームメンバーが終えたはずのタスクを報告していないという可能性も考えられます。

いずれにせよ、プロジェクトの早期に解決しておくべき課題が後回しにされ、優先度やリスクの高い項目に対して効果的な対策が打ち出されなかったということになります。過去のプロジェクトにおいてこのような傾向が見られる場合、新たなプロジェクトの計画段階においてチームメンバーと共に具体的な対策を検討する必要があります。

このように急激にタスク消化のペースが向上した場合にも、安易に「頑張っている」と捉えることは危険です。ペースが下がった時、上がった時をバーンダウンチャートで検出し、それぞれ原因を把握することが大切です。

プロジェクトの把握にかかる時間をほぼ「0」に

「見せる化」を実現する方法とは
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ほかの指標を追加する

バーンダウンチャートへ他の指標を追加することで、バーンダウンチャートから想定できる問題の裏付けを取ることができます。例えば、バーンダウンチャートの傾きから異常が検知された際に「どのようなイベントが発生したのか」というメモを付与するだけでも、バーンダウンチャートから読み取れる「何らかの異常」の原因を誰が見ても分かるようになります。

バーンダウンチャートだけを見て進捗状況を判断しない

マネジメントの基本とも言えます。現場には数値に表れない様々な情報が溢れています。プロジェクトチームの雰囲気や、メンバーの表情といった情報は、プロジェクト管理者が直接コミュニケーションを取る中で把握するべき情報です。バーンダウンチャートだけを見て進捗状況を判断せず、様々な情報を統合してプロジェクトの状態を判断しましょう。

タスクの見積もりを一人で実施しない

タスクの見積もりは、可能な限りチームメンバーの全員で行うべきです。チームメンバーが計画段階から参加することで見積もりがより正確になります。また、計画段階では詳細化されていなかったタスクの早期詳細化や、問題の早期発見に繋がることにもなります。

バーンダウンチャートを完了させることに拘らない

闇雲に「バーンダウンチャートを完了させろ」と叫んでも意味がありません。バーンダウンチャートはプロジェクトを成功に導くための一つの目安に過ぎません。プロジェクトが抱えている本質的な問題の発見と解決を実施しなければ、チームメンバーが疲弊し、かえって効率が落ちてしまいます。プロジェクトが抱える問題を発見する際は、バーンダウンチャートから読み取れる情報を活用したり、メンバーへのヒアリングを行ったりと、様々な方法が挙げられます。

バーンダウンチャートを人事評価の指標としない

バーンダウンチャートはあくまでプロジェクトマネージメントのツールであり、人事評価のツールではありません。バーンダウンチャートの傾向をもとに人事評価を行ってしまうと、作業量を見積もる際に過大な時間を割り当てたり、バーンダウンチャートの完了に拘るようになったりと、デメリットが多々発生します。

作業完了の定義を決めずにプロジェクトを進めない

何をもって「作業を完了した」と判断するのかはメンバーごとに異なります。プロジェクトの計画段階において「作業完了の定義」を決めなければ、タスクの見積もりが不正確になり、バーンダウンチャートが意味を成さなくなります。タスクごとに責任者を決め、責任者がきちんと作業完了を確認してから終了としていくことがオススメです。