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プロジェクトマネージャーが知っておくべき、WBSの作成方法

2019/02/19

プロジェクトマネージメント

プロジェクト管理ツール

プロジェクトの管理を試みる男性のイメージ

初めてプロジェクトマネージャーをする方や、未経験でプロジェクトマネージャーに任命され何となく務めている方、WBSは使いこなしていますか?

プロジェクトを始める前には、全体の工数と必要な作業を見積もる必要があります。WBSとはそのための作業分解図で、WBSの作成はプロジェクトマネージャーに無くてはならないスキルの一つであるという事は、何かしらのプロジェクトに参加したことがある方なら周知のことでしょう。

しかし、「知っているけれど何となく自己流で書いてきた」という方も多いのでは?今回はその書き方を徹底的に学んでいただきたいと思います。

WBSを理解しよう

WBSは前述の通り「作業分解図」と日本語では説明されています。作り方を習得する前に、まずはWBSが何かを理解する必要があります。

WBSとは?

WBSとはWork Breakdown Structureの略で、プロジェクトにおいて必要な作業を分解し、前後関係や親子関係を表すためにツリー形式などに落とし込まれた作業の一覧です(その横にガントチャートが付いているものも、WBSと言う場合もあります)。Microsoft® Excel®(エクセル)などの表計算ソフトで作成する人も多いのは、時系列順に縦に一列に作業が並ぶからです。

WBSの目的

WBSを作る目的は、プロジェクトの流れや作業内容を可視化し、遅延などの課題を早めに見つけ、進捗管理をしやすくしプロジェクトを円滑に進めることにあります。

必要な工程を漏れなく洗い出し、それぞれの作業の工数や担当者、実施時期などを詳細にリスト化、スケジュール化(ガントチャート)します。プロジェクトメンバー全員で共有することで、責任の所在や現状を明確にすることも出来ます。

WBSを作ると、次のようなメリットがあります。

  • 工数やスケジュールの見積もりが立てやすくなる
  • それぞれの作業の依存関係が分かりやすくなる
  • 分解した作業にそれぞれ担当者を充てて、業務の分担を明確にすることが出来る

与えられた納期と成果物の目的に向かってプロジェクトを進める上で、WBSの書き方はプロジェクトマネージャーになくてはならないスキルと言えます。

WBSの作り方

それでは、順序を追ってWBSの作り方を見ていきましょう。

1.作業の明確化

プロジェクトの概要(目的や納期、参加するメンバーなど)が決まったら、プロジェクトでの作業範囲を確定します。今回の成果物として求められているものの範囲がどこからどこまでなのか?ということを明確にすることで、納品後の依頼者とのギャップを防ぎます。

2.作業の洗い出し

WBSには、プロジェクトで必要となる作業を全て洗い出す必要があります。すぐにすべてを列挙するのは難しいので、少しずつ順を追って分解していきましょう。

まずは大雑把にいくつかのカテゴリーに分けます。例えばコーポレートサイトのリニューアルなら、企画、設計、デザイン、コーディング、プログラム(お問い合わせフォームなど)、テスト、公開などです。プロジェクトの範囲によっては、調査やマーケティング活動が入るかもしれません。

次にそのカテゴリーをそれぞれ更に小さな要素に分ける、という流れで繰り返していきます。最終的には、一つの作業に一人の担当者が充てられるほどになればOKです。

ここで一つアドバイスをすると、「WBSはプロジェクトマネージャーの必須スキル」と前述しましたが、何も一人で作業の洗い出しをする必要はありません。スキルの高いデザイナーやエンジニア、またプロマネ予備軍など、あと二人ぐらいのメンバーに加わってもらうほうが、スムーズ作業を書きだし、ギャップを無くすことができます。

プロジェクトマネージャーとは言っても、万能ではありません。視点の異なる人が加わるだけで、想定していなかった作業が出てきたりもします。

3.作業の順序決定と構造化

作業を書きだしていると、ある程度自然と時系列に並ぶと思いますが、WBSで作業の順序を明確にすることは重要項目なので、何度も見直しましょう。

作業を進めていくと「この作業が終わらなければ次の作業ができない」ケースと、「並行して進められる」ケースが出てきます。終わるまで他の作業に取り掛かることができない作業は遅れると後続作業にも影響するため、プロジェクトの大きな遅延へと繋がってしまいます。

これを防ぐため、作業順序を明確にするだけでなく、それぞれの作業の前後関係や親子関係も確認し、それぞれの関係性がわかるようにツリー構造にしておきます。

最初に洗い出した大きなカテゴリーの下に、そのカテゴリーに紐づく小カテゴリーをぶる下げて行くイメージです。先ほどのコーポレートサイトのリニューアルの「設計」であれば、「サイトマップ作成、ワイヤーフレーム作成、原稿作成」などが加えられ、更にそれぞれの作業には、「作成」と「確認」「最終確認」などの細かい個人個人の作業が記載されます。

ここまで三人がかりでやったとしても、確認して体裁を整えることも含めて仕上げるのは、プロジェクトマネージャーの役割です。複雑なWBSであれば、名前を連ねる各担当者(もしくは作業責任者)にも確認してもらってからFIXするのも良いでしょう。

WBS作成の注意点

何よりも重要なのは洗い出す作業に抜け漏れが無いということです。もし作業が抜けていると、追加の工数が増えて納期に間に合わなくなるという事態が発生しかねないので、不安なところがあれば作成時点で各作業の担当者とすり合わせながら詰めていきましょう。

また、重複が無いことも重要です。余計な工数を充ててしまったり、一つの作業を別々の担当者が進めていたなど、無駄が多く発生してしまいます。

作成全体で言うと、工数や担当者など、相手の気持ちや現在の状況を考えて割り振らないと社内でのトラブルが生じる場合があります。作業を洗い出してそれぞれの依存関係を明確化し、当事者に確認してもらう。そうすれば、流れを理解し、それぞれがプロジェクトを自分事化することもでき、効率よくプロジェクトを遂行出来るようになります。

プロジェクトを可視化する

WBSだけでは不十分?プロジェクトを可視化する

3つの視点
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WBSを効率的に作るためのツール

プロジェクト管理を効率的に行うイメージ

WBSを作る際に使うツールはいくつかあります。もっとも一般的で手軽にはじめることが出来るのは、多くの人が使い慣れているMicrosoft® Excel®(エクセル)です。作業の分解数が少ないシンプルな物であれば、ホワイトボードや付箋を使って管理する場合もありますし、専用のプロジェクト管理ツールを使って、WBSを作る工数自体と運用工数を削減する方法もあります。

エクセルを使う

表を作ることに特化しており、関数やグラフを使いこなせる人であればガントチャートの作成も出来るでしょう。使い慣れている、費用がかからないなどのメリットがあります。

デメリットとしては自動化に限界がある、作業が多くなると手動での管理に限界があることが挙げられます。

WBS専用ツールを使う

複雑なプロジェクトになればなるほど、WBSを作るための機能を実装したツールを使うことをおすすめします。テンプレートなどを使って効率良く作業でき、自動化できる部分も多いのがメリットです。例えば一つの作業のスケジュールが変更になり、後続するほかの作業のスケジュールも変更する必要がある場合などは、専用ツールなら1カ所変更すれば、連動する箇所は自動で調整してくれます。

次に挙げるプロジェクト管理ツールと比較して安価なものもありますが、プロジェクト管理のためにほかのツールを使う必要が生じる可能性があります。用途ごとに複数のツールを使うことでユーザビリティが悪くなるなどのデメリットがあります。

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プロジェクト管理ツールを導入する

WBSはそもそもプロジェクト管理のために作成するのですから、プロジェクト管理のためのツールがパッケージ化されたものを選択すると便利でしょう。

特にオススメなのはプロジェクト管理ツール「Time Krei(タイムクレイ)」で、WBSのほか、予実管理やEVM分析などのプロジェクト管理に役立つ機能が実装されており、また掲示板やスケジュールなどのグループウェア機能も一つになっていることが特長です。

Time Krei(タイムクレイ)

WBSの各作業にはメンバーをアサインでき、メンバー別の業務量も視覚化出来るので、業務を適切に配分することが出来ます。特定のメンバーに作業が集中した結果、遅れを招くという事態を未然に防ぐことが出来ます。

オプションで書類管理のための「ワークフロー機能」も付けられるため、個人のスケジュール管理から各種申請、プロジェクト管理までオールインワンで管理出来ます。

しっかりと計画を立てることがプロジェクト成功への道

プロジェクトマネージャーとしての評価は、「あらかじめ定めたスケジュールやリソースで、予定通りにプロジェクトを遂行できるか」の比重が大きいですが、そのためには作業と工数を正しく洗い出しWBSをしっかりと作ることが重要です。

WBSの作成が作業のための作業になってしまっては本末転倒です。ツールを使って効率的にWBSを作成・管理し、浮いた時間をほかの作業に充てられるようにしましょう。今回の内容を参考に、ぜひWBSを作ってみてください。

プロジェクト管理方法

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