プロマネなら習得したい、成功に導くスケジュール管理の方法

2019/03/14

スケジュール管理ツール

プロジェクトマネージメント

プロジェクトの計画を立てるイメージ

プロジェクトマネジメントの中でも、スケジュールの管理は特に重要な要素の一つです。プロジェクトに遅れが出ると、取引先や関係各所に影響が出て、後続するほかのプロジェクトなども調整せざるを得ません。

遅延が生じないようプロジェクトの計画を立てるためには、体系化されたフレームワークを用いると良いでしょう。今回は、PMBOK(ピンボック)と呼ばれるフレームワークを活用してスケジュール管理を行う方法をご紹介します。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の目的は、プロジェクトが成功するよう導くことです。

成功の定義の一つには、決められたスケジュールと予算の中で目的の成果物を完成させることがあります。つまり、事前に計画した納期、予算、品質を保つことがプロジェクト管理であり、プロジェクト管理者のミッションだと言えます。

一方プロジェクトは一人で行うものではなく、多くの部署、社内の上層部、外部のパートナーなどを巻き込み、それぞれの状況や考え方を入り乱れて進んで行くものと言えます。

プロジェクトを達成するためには社内・社外のコミュニケーション、部署間の調整、メンバー調達など、プロジェクトに付随した様々な業務に気を配ることが重要です。これらの要素もすべてプロジェクト管理に含まれ、プロジェクトマネージャーの役割になります。

ここでは、プロジェクトの進行の背骨とも言うべきスケジュールの立て方を紹介します。

PMBOKフレームワークを活用しよう

PMBOKは「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド」のことで、幅広く活用できるプロジェクトマネジメントの方法をまとめたもので、国際的に利用されています。1987年に発表されたホワイトペーパーが発展したものですので、歴史はまだまだ浅いと言えます。

PMBOKの内容

PMBOKでは、プロジェクト管理を10の管理エリアと5つのプロセスに整理して、それぞれのノウハウをまとめています。

具体的には以下の要素で構成されます。

5つのプロセス
  • 立ち上げ
  • 計画
  • 実行
  • 監視・管理
  • 終結
10の管理エリア
  • 品質管理
  • 原価管理
  • スケジュール管理
  • スコープ管理
  • 要員管理
  • コミュニケーション管理
  • リスク管理
  • 調達管理
  • ステークホルダー管理
  • 統合管理

スケジュール管理のガイドライン

PMBOKのスケジュール管理についてのガイドラインをご紹介します。プロジェクトの計画が立ち上がったら、次にすることはすべての工程が完了するのにどれくらいの期間、工数が必要かを見積もることです。

スケジュールの作成は次の手順で進めます。

アクティビティ定義
まず、成果物を作る上で必要な活動、つまり作業内容を定義します。
アクティビティ順序設定
作業内容の順序を設定します。前の作業が終わらなければ後続作業が開始できない作業をクリティカルパスと呼びますが、そのクリティカルパスを洗い出し、どの順序で作業するかを考えます。
アクティビティ資源見積り
作業に必要な人的資源、物的資源を見積もります。
アクティビティ所要期間見積り
各作業の所要期間を見積もります。
スケジュール作成
スケジュールを作成します。クリティカルパスを抑えることが重要で、クリティカルパスをすべて繋げてタイムライン上に並べることでプロジェクト全体の所要期間を推定することが出来ます。

スケジュール計画書の作り方

スケジュールを計画するイメージ

次に、実際のスケジュールの計画を立て、計画書に落とし込む作業を説明していきます。

WBSの作成

まずWBSを作ります。各工程の作業を細かく洗い出して、クリティカルパスを整理します。作業の種類ごとや工程ごとにいくつかのカテゴリーにまとめ、その上で更に細かい作業を洗い出していくと良いでしょう。洗い出した作業は一覧表にして整理します。

次にそれぞれの作業工数を見積もります。各作業の所要時間を表に書いておきましょう。

またWBSの作成は、プロジェクトを成功に導くための重要な作業になりますので、プロジェクトマネージャーは各作業の責任者と相互に確認し合って、慎重に作成にあたると良いでしょう。

ガントチャートの作成

WBSと作業工数を並べて、カレンダーと組み合わせたガントチャートと呼ばれるものを作ります。図の横軸にタイムラインを起き、縦軸に各作業を置いたものです。前後の依存関係がある作業を、その順番に並べていきます。依存関係がない作業、つまり並行して出来る作業は、リソースの空いていそうなタイミングに差し込むようにしましょう。

ガントチャート上には、各作業の起点と終点が一つのタイムラインで繋がり、それぞれのタイムラインが相互関係を表しながら並びます。最初の作業の起点がプロジェクトのスタートを表し、最後の作業の終点がゴールです。これで、プロジェクトの全作業の所要期間が可視化出来ます。

実際のプロジェクトでは、スケジュール管理によくガントチャートを使います。スケジュールを視覚化しておくと、いつまでに何が出来ている必要があるのか、今の作業が終わったら次に何をすればいいのかが一目で分かります。

個々の作業の担当者や期日が明確になるので、チームメンバーがスケジュールを意識して行動出来るようになります。クライアントや社内の上層部への報告も、ガントチャートを共有すれば理解が得やすくなります。

フレームワークを活用して成功へ近づこう

今回ご紹介したPMBOKは、国際的に使われている有名なプロジェクト管理のガイドラインで、様々な現場で活用されています。先人の知恵が盛り込まれていますので、もしこれまで自己流でスケジュール管理を行っていたという方は、こうしたフレームワークを活用してみてはいかがでしょうか。

また、フレームワークをベースに作成されたプロジェクト管理ツールを利用すると、さらに効率的にプロジェクトを管理できます。

『Time Krei』(タイムクレイ)は、PMBOKフレームワークに則った管理が行えるようになっているプロジェクト管理ツールです。タイムクレイならばガントチャートの自動作成もでき、スケジュールを簡単に見える化できます。

Time Krei(タイムクレイ)とは

スケジュール管理はもちろん、誰に負荷がかかっているかが一目でわかる要員管理やEVM分析、掲示板や回覧板といったコミュニケーション管理など、プロジェクトマネジメントが出来る機能が備わっていますので、スケジュール管理の効率化をお考えの際は、是非ご検討ください。

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