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活用して業務効率化!プロジェクトマネジメントはツールで一括管理

2020/05/11

プロジェクトマネージメント

プロジェクトを管理しているイメージ

ビジネスの現場では、正確な仕事をスピーディーにこなすことが求められます。仕事に携わる人が個人の技術向上に努めるのは基本ですが、それだけで十分な仕事をすることは困難です。どのように日常の業務を進めていくかを考える上では、プロジェクトマネジメントの徹底が求められます。

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの計画から実行に至るまでのプロセスを細かく考えていくものです。しっかりとした管理をするためには、ツールを活用するのが基本です。

プロジェクトマネジメントツールでできること

プロジェクトを人間が頭の中だけで個別に把握し、しっかりと管理をするのは難しいことです。プロジェクトの規模が小さい場合などに、仮にそれができたとしても、結果的に業務が俗人化してしまい、組織としては良くありません。そのため、実際に作業を行うのは人間でも、プロジェクト自体を管理するのはツールに任せるのが望ましいといえます。

プロジェクトマネジメントのツールを活用すると、さまざまなプロジェクトの一括管理がしやすくなるため、どの段階で何をするべきなのか、まだ終わっていない作業が何なのかといった点が誰が見ても把握しやすいです。担当者が個々に把握しておくことも重要ですが、どうしても抜けてしまう部分は出てきます。仕事の能力が高い人にプロジェクトを一任していたとしても、適切な管理がされていない環境では無駄な時間を使うことが多くなってしまいます。

プロジェクトマネジメントを上手に活用することで、作業時間の短縮を図り、担当者の負担を軽減させることも可能になるのです。ただし、ツールの使い方は必ずしも簡単ではないため、最初の段階でプロジェクトマネジメントに役立つツールの使い方を正確に理解しなければなりません。せっかく作業の効率化が図れるツールがあっても、うまく活用していないのでは意味がないのです。

プロジェクトマネジメントのツールを利用することの最大のメリットは、進行中のプロジェクトの可視化を図れるところにあります。日常業務におけるミスは、目に見えない部分で発生することが多いです。
プロジェクトマネジメントのツールで明確にしておけば、細かいミスを極力減らし、着実にプロジェクトの完成を目指せるようになります。

安心して使え、自社の運用にマッチするプロジェクトマネジメントのツールの選定、導入が急務です。

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ツール導入時のポイント、注意点

プロジェクトマネジメントのツールには多くの種類があるため、どれを導入するべきかを考えなければなりません。プロジェクトマネジメントツールと一口にいっても、搭載される機能は多岐に渡り、それぞれの会社ごとに、有効なツールは違ってくるものです。もちろん、プロジェクトの規模や内容によって切り替える必要が出てくることもあります。

使い始めてから別のものに変更するのは難しいため、最初の段階での検証と判断が重要です。プロジェクトに携わる人数が多い場合、全ての人がスムーズに理解できるプロジェクトマネジメントのツールを導入することが望ましいといえます。担当者の中に使い方を理解していない人がいると、プロジェクトに関する理解度にも差が生まれてしまいます。

普段からプロジェクトマネジメントを徹底している会社の場合は、どのようなツールを導入しても大きな問題は生じません。しかし、新たにプロジェクトマネジメントを始めるときは要注意です。当然のことながら、プロジェクトを完成させるのがビジネスの目的なのであって、プロジェクトマネジメントをすることは手段に過ぎません。

目的と手段を混同してしまうと、プロジェクトの完成が遠のくだけです。最初から本格的なプロジェクトマネジメントをしようとするのは避けて、まずは基本的な部分だけ管理することを考えるようにします。プロジェクトマネジメントに慣れていない人でも使えるツールも多数あるので、じっくりと比較してみることが大切です。

口コミなどを見て優れていると感じても、実際に使えるかどうかは分かりません。自分の会社の担当者にとって使いやすいかどうかについて、トライアルなどを通して、実際に確認することが大切です。

おすすめは一元管理ができるプロジェクトマネジメントツール

一元管理ができるプロジェクトマネジメントツールを使用しているイメージ

プロジェクトマネジメントがうまくいっていない会社や、プロジェクトマネジメントの初心者が最初に考えるべきなのは、一元管理につながるかどうかです。業務に関わる情報を複数のツールで個別に管理をしようとすると、全体を見通すことが難しくなってしまいます。また、ひとつひとつの作業に時間を要します。

特定のプロジェクトが成功しても、業務全体を俯瞰してみたときに、別の部分で停滞しているのでは意味がないのです。プロジェクトマネジメントのツールで注目を集めているものとしては、たとえばホワイトボードに記入するようなイメージで直観的に使えるツールが挙げられます。

画面を見ただけで全体の状況が見えることで、急いで取り組むべきタスクと、後回しにしても問題ないタスクとの区別もしやすいです。一人で担当するプロジェクトであれば、全体の状況を把握するのが比較的容易ですが、複数の人が協力し合う形になっていると困難になります。

スムーズに使えるツールを上手に活用することで、担当者ごとの連携もしやすくなって安心です。プロジェクトマネジメントのツールを活用すると、業務の効率化が図りやすくなるメリットに加えて、担当者同士のコミュニケーション・スケジュール共有がしやすくなるメリットも出てきます。慣れないうちは個別に管理することで手一杯になりがちですが、慣れてきたら本格的な一元管理のツールを導入することが大切です。

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プロジェクトマネジメントツールの有効な活用方法

さまざまなプロジェクトマネジメントのツールがあるため、最初は選ぶのに苦労してしまうものです。業務の効率化を図るのに向いているのは、一連のフローが画面上でイメージしやすいツールだといえます。

複数の画面を行ったり来たりするのでは、作業の重複や納期の遅れが発生するリスクが高いです。また、実際の作業に携わるメンバーがプロジェクトマネジメントを行うことも大切ですが、部下を管理する上司がきちんと把握しておくことも欠かせません。

プロジェクトの一括管理がしやすいツールとして、たとえばTimeKrei(タイムクレイ)が挙げられます。TimeKreiを利用すると、上司が部下のプロジェクトを正確に把握し、業務効率化につながる分析をするのが可能になります。

プロジェクトマネジメントにおいては、スケジュール・承認状況などをリアルタイムに把握することが求められますが、同時に全体の稼働率や個人の割当状況をチェックすることも欠かせません。TimeKreiには豊富な機能が備わっていて、ビジネスの円滑な進行を手助けします。プロジェクトマネジメントを行う際は、実際の失敗例を参考にすることが大切です。

大きな失敗としては、ゴールが不明確なまま作業を進めてしまったり、作業量を正確に把握していなかったりするケースがあります。強引に業務を先に進めようとせず、プロジェクトマネジメントのツールに必要事項を入力し、頻繁に画面を確認することが重要です。業務関わる情報の一元管理につながるTimeKreiがあると、最終目的に効率よく近づける方法が見えやすくなります。

ビジネスの現場で求められるのは、必要な業務を効率よく進めていくことだといえます。作業に携わる担当者の心構えも必要ですが、使えるプロジェクトマネジメントのツールを導入することで、担当者をサポートすることも欠かせません。

プロジェクトを一元管理し、誰もが安心して日々の業務をこなせる環境を整える必要があります。さまざまなプロジェクトマネジメントのツールの中で、一元管理をするのが容易なTimeKreiはおすすめです。

プロジェクトマネジメントツールTime Krei< https://timekrei.tenda.co.jp >

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