作業を分解&構造化！イチから学ぶWBS作成術

①目的を認識し目標を明確に定める

プロジェクトの目的はすでに共有されているものとして、続いて目標を明確に定めることが大切です。どこに向かってスタートすれば良いのか分からない状態で歩み始めるのは非常に危険です。あらかじめゴール（目的）を決めて、そこに向かいゴールするためには何をすればよいのか。いきなり走り出すと転んだり、池に落ちたりすることがあります。

目的と目標を明確にして道に迷わず、無駄な時間やコストを費やさないプロジェクトを目指します。例えばマラソン選手も同じです。やみくもに走っているわけではなく、どの競合選手についていくのか、どのエリアでスピードを上げるのか、給水所ではどのように動くのか、個々のポイントごとに計画を立てゴールに向かって全力で走っています。

②WBSのテンプレートを使ってみる

とは言えWBS作成はまったく知識がない状態で始めるのは、少々骨が折れます。WBS作成が初めての場合はテンプレートを使用することからはじめます。テンプレートを使用すれば、すでにレイアウトが出来上がった状態からはじめることができるので、決められた場所に適合する事柄（タスク・担当者・日付など）を入力していけば良いのです。

テンプレートは無料でダウンロードするものもあり、多くはMicrosoft® Excel®などの表計算ソフトでWBS作成することを目的としています。有料のWBSツールのほうが操作性もよく完成度は高くなります。またデータや機能同士の連携もしており、一つ入力すれば何カ所も自動で更新してくれるものもあります。もし、WBS作成・更新が日常的に発生し、多くのプロジェクトを回すのであれば、WBS作成・更新工数は有料ツールのほうが短縮できるでしょう。

また、プロジェクト管理ツールとしてパッケージなっているツールを使うことにより、予実管理や個々のスケジュール管理も連動して、一括して情報を可視化・共有できます。例えばプロジェクト管理ツール『Time Krei』（タイムクレイ）は、スケジュール・工程管理・工事進行基準管理などを一元的に管理する機能を有しています。

WBS作成のために時間をたっぷりと使うことが出来る環境であれば、一から作り上げるのもオリジナルのフォーマットを生み出すのも良いと思います。しかし、多くの場合はWBS作成や更新の時間がなく、活かせていない状況にあるでしょう。上手くテンプレートや専用のツールを使って、効率よくWBS作成をマスターしたいものです。

③目標に至るために必要な作業を洗い出す

WBS作成のベースとなるツールが決まったら、早速作業に入りましょう。WBS作成では色々と面倒な工程があります。その中でも最も頭を悩ませる作業が目的に至るために必要な作業を洗い出す作業です。

目標達成のために「しなければいけないこと」を、仕様や環境に沿ってリストアップしますが、WBS作成時には発生していなくてもプロジェクトを進めていくうちに現れるものもあります。初期段階では気がつかなかったことでも、後々になって気づくことも少なくありません。

まだ何もスタートしていない段階で、MECE（漏れなく・重複なく）にすべて必要なものだけを書き出していくのはほとんどの場合不可能です。そのため、プロジェクトを進めながら修正できるような余白（マージン）を残しておくことも重要です。

「必要なタスクをすべて洗い出す」と同時に、「すべて計画通りに進むわけでは無い」と危機管理をしておかないと、予想外の事態やトラブルに対応することができなくなります。時間に余裕がなかったり、予算的に厳しい条件の中でWBS作成を行うと、ついついタイトなスケジュールに設定しがちですが、これでは上手くいきません。すべてを機械がコントロールをしていて、完璧な仕事をしてくれる環境であれば問題は生じないかもしれませんが、人間は必ずミスをする生き物で、それは自然なことです。そのことも加味しておかないと最終的に納期に間に合わないということが起こります。

仕事をする上でステークホルダーすべてが何の狂いもなく100％の力を発揮することができれば厳しい条件でも目標を達成できるかもしれませんが、基本的にはありえないことです。何かあったときに回避・リカバーできる状態を想定してWBS作成をすることも重要です。

④洗い出した作業を構造化する

WBS作成の次の工程として、洗い出した作業を構造化する作業を行います。構造化するというと非常に難しく感じるかもしれませんが、簡単に言えばパズルのピースを組み立てるということです。WBS作成のために必要な素材（細分化して洗い出した作業）をパズルのピースに例えれば理解しやすいと思います。ピースの数は決まっていて、後は当てはまるところにピースを埋めていくだけです。この作業は創造性や才能などはあまり必要なく、WBS作成経験が豊富な人のほうが作業は早くなります。

まず作業を時系列に並べ、関係する作業はインデントするなどして関係性がわかるように配置します。次にそれぞれの作業の担当者を配置します。この時重要なのが担当者の人数です。たまに複数人入っているものを見かけますが、可能な限り「1作業１担当者」にしてください。これは、他にも割り振られている人がいることで、責任性が薄れてしまったり、最終的に誰が責任をもってその作業を完了させるのかがわからないためです。

もし、重要な会議などをWBSに入れている場合は参加者全員が担当者になっていたりもしますので、開催責任者や議長を担当者にするなどにするか、もしくは人員の属性ごとにグループ名などをつけるなどして、雑多にならない工夫が必要です。人員を配置したら、どのタスクにどのぐらい工数が必要か、各担当者に確認しながら記述していき、それが完了したらそれぞれの作業の関連性を考慮しながら、カレンダーに作業期間を埋めていきます。

⑤WBS作成は一人では行わない

WBS作成で重要なのは、プロジェクトリーダーが1人ですべて考えて進めないことです。作業の細分化・洗い出しは役割の異なる人員3名程度で行うのが良いでしょう。一人で考えるよりも抜け漏れがなくなります。

また、人員の配置後の工数設定は、割り振られた担当者に最終的に確認してもらうことが重要です。どうしても「自分なら3日もあれば十分だ」と自分ベースで考えてしまいますが、作業の速さには個人差があります。加えて、どうしても管理側だけで考えてしまうと「できる工数」ではなく「納めなくてはいけない工数」になりがちです。一度、話し合いつつカレンダーに期間を設定してみて、もし想定していたスケジュールを越えてしまうようであれば、省くことができる工程がないか、重ねて進行させられる箇所がないかを確認して調整します。

もし、それでもまだ工数が足りないのであれば、人を増やす、納期を延ばす、仕様を見直すなどの検討が必要でしょう。ここで無理に工数を削り期間内に収めようとしすぎると、プロジェクトが破綻してしまう恐れがあります。