仕事をスムーズに進める鍵！「ToDo管理」の必要性と方法

業界に関わらず、仕事をする上でスケジュール管理は重要ですが、本当に効率的に時間を使えるような管理ができているのか疑問を抱いている方もいるのではないでしょうか。

習慣化された業務の中には、気付かないうちに非効率のまま繰り返されていて、無駄な時間を作っている可能性があります。一見すると上手く回っているように見えても、本来なら省けるような無駄なフローが隠れていたり、担当者により負担が偏っていたりして、肝心の本来の業務にしわ寄せが来てしまっていることは少なくありません。そういった問題を解決するためにも「ToDo管理」を適切に取り入れることが大切です。

ここでは「なぜToDo管理が仕事をスムーズに進めるために重要なのか」について、その必要性と方法についてご紹介していきます。

「ToDo管理」とは

ToDo管理とは「things ToDo＝やるべきこと」を管理することです。ビジネスシーンでは複数のプロジェクトが同時に進行することは珍しくありません。並行してプロジェクトを進めるとそれだけ「やるべき仕事」の種類も量も増え、自分が今何をすべきかわからなくなりがちです。また、当然自分以外にも多くのメンバーが関わることになり、お互いのスケジュールや進捗状況の把握が求められます。

正しいToDo管理は情報を可視化し、一元化することで効率良く業務を回すことを可能にします。プロジェクトの中での最小単位の業務や作業は「タスク」とも言われ、ビジネスシーンでのToDo管理はタスク管理を行うことと同義です。プロジェクトのゴールだけ設定しても、ゴールに向けて一人一人が何をすれば良いのかわかりません。仕事の目的や目標に至るまでのタスクを細分化し初めて「やるべきこと」が明確化されるのです。

目的や目標に対して、自分が何をすれば良いか分からないときは恐らくタスクの細分化が不十分であることが考えられます。その場合は、躓いている箇所をクリアするにはどうすれば良いかを考え、やるべきことがイメージできるまでタスクを細かく洗い出してみましょう。

特に複数の作業を同時に行うケースでは、多くのタスクに相互関係が伴いますのでToDo管理は必要不可欠です。管理をせずに漠然と目の前のタスクを進めてしまうと、やるべきタスクの抜け漏れが発生したり、優先すべきタスクを後回しにしてしまうリスクが生まれます。

このような状況下で闇雲に仕事を進めていても、効率が低下するだけでなく、最悪のケースでは締め切りや期限に間に合わないといったことになります。また、自分のタスクが完了しないために、他の人の「やるべきこと」が出来ない状況になる可能性があります。

複数のプロジェクトにまたがった複数のタスクを同時にこなし続けることは並大抵のことではありません。タスクを洗い出し、ToDo管理することで頭の中が整理され、順序立てて業務に取り組むことが可能になり、心理的な余裕も生まれます。

自分が関わるプロジェクトを問題なく遂行するためには、小さなタスクを漏れずに洗い出し、優先度を明確にして、重複しないよう一つ一つこなしていくことが堅実な方法です。プロジェクトメンバー全体のやるべきことが明らかになっていれば、全体的な進捗状況やどこに余裕があるのか／ないのかを知ることもできます。全体を捉えながら進めることができるのもToDo管理の大きなメリットです。

ToDo管理ができていないと何が起こるか

ToDo管理には多くのメリットがありますが、逆にそれは管理を怠れば多くのデメリットを抱えてしまうという意味でもあります。タスクが明確化されていなければ「今日は何をしなければならないのか」を考える時間が必要です。また、スタートラインが遅れるだけでなく「次に何をしなければならないのか」といった判断も難しくなります。僅かな時間だとしても、こういった「少し考える時間」の毎日の積み重ねによって、年間でどれほどの時間が無駄になってしまうでしょうか。それは決して、「それぐらい」と済まされるようなわずかな時間ではないはずです。

また、目の前のタスクをこなすだけだと1日のゴールが分かりません。どれだけ作業をすれば良いのか、今現在の進捗状況に問題がないのかが分からないとストレスに繋がります。プロジェクトをスムーズに進めるためには、円滑なコミュニケーションやチームワークも必要で、お互いにストレスを抱える環境では、ヒューマンエラーの可能性を高めます。プロジェクト全体の質を下げてしまう原因になってしまうこともあるのです。

加えて、プロジェクトにはトラブルは付きものです。仕事を進める中で当初想定していなかった突発的な業務が発生することもあるでしょう。ToDo管理がきちんとできていないと、作業順序や工数の修正や変更が難しく、トラブル対応も難しくなります。全体的なタスクと優先度が把握できていれば、どのタイミングで何を後回しにすれば良いかすぐに判断ができます。ToDo管理の必要性は柔軟な対応力を持つことでもあります。

ToDo管理の方法

ToDo管理のメリットから必要性の高さが分かりますが、デメリットがあるように、実際に管理をする方法には注意が必要です。間違った管理方法を選択してしまうと、管理すること自体が効率を下げてしまうことがあるからです。個人的なタスクを管理する場合には手帳や自分のメモを使うようなアナログな方法でも問題ないのですが、プロジェクトは1人で完結することはありません。ビジネスシーンのToDo管理では複数のメンバーでの使用が前提にあり、情報が一元化され、誰が見てもわかるように共有されていることが必要です。

またプロジェクトの遂行では一人一人が一つ一つのタスクをこなすだけでは不十分で、全体のスケジュールとそれぞれのタスクの進捗や工数を総合的に見て、納期に間に合うことはもちろんのこと、収益がきちんと確保できているかまで常に把握することが求められます。

情報の一元化、共有の簡易さ、進捗や工数の把握、収益の確保までを正しく管理するのは大変難しいものです。アナログの管理や人ごとに管理方法が違うのでは上手くいかないでしょう。そこで検討したいのは、複数人でのToDo管理やプロジェクト管理そのものができるツールの使用です。

おすすめなのはプロジェクト管理ツール「Time Krei（タイムクレイ）」を使ったtodo管理です。Time KreiではWBSなど、プロジェクト全体のToDo管理に役立つ機能があるだけでなく、WBSと連動するグループウェアも搭載しているので、プロジェクトメンバー全員の情報を一つの画面に集約し、視覚的に全体を捉えることができるようになります。

また、事前に計画建てた予定に対して実際の作業時間を登録することで、想定時間との差をすぐに把握・共有できます。進捗状況を社内メールやチャット機能で確認する必要性もなくなり、作業の集中や遅延に対する工数の調整も早い段階で対策することが可能です。

Time Kreiを使うメリットとして大きいのが、複数の機能が連動して動くことにあります。ToDo管理とスケジュール管理を別々のツールを使用して行うと、入力作業自体に時間が掛かりますし、入力ミスなどから登録内容に差異が生じ、逆にトラブルを生むリスクがあります。Time KreiはToDo管理に登録したタスクや予定日時などがスケジュール管理にも反映されるので、プロジェクトの進捗はもちろん、各メンバーのプロジェクト外の稼働も一緒に確認でき、「誰が何をしているのか」が一目瞭然です。

更にスマートフォンにも対応しているため、外出の多い営業部門の方でも円滑にスケジュールの確認ができます。ほかの共有者によりスケジュールやToDoの追加や修正があった場合にも、目に付くようアクセス時に最新情報として通知されるため見逃してしまう心配もありません。

ToDo管理のコツ

ToDo管理のコツは、まずは如何にタスクを細分化するのかです。タスクが細分化されると、タスク間の関係性や優先すべきことが見えてきます。

次に一つ一つのタスクに「誰がやるべきことか」を明示します。一人に絞れない場合は細分化が足りないと考えられます。

さらに、細分化されたタスクの一つ一つに想定される作業時間を割り当てていきましょう。ToDo管理は期限や時間を意識し、計画通りに効率良く進めることが目的です。目標達成までの全体の時間から逆算して割り振るようにします。時間が割り当てられて初めて計画性が生まれるのです。

先に紹介したTime Kreiなどを使うことは、こういった手間のかかる作業、特に情報の視覚化と共有に威力を発します。管理自体に時間をかけるという無駄を省いてくれますが、どんなに完璧なツールを使用してもうまく運用しなければ、導入するメリットは著しく低下してしまいます。

例えばタスクを完了させたのにチェックをしなければ、ToDo管理のリストはすぐに散らかってしまい、進めなければならない道筋が曖昧になってしまったりします。トラブルが生じたときにだけ見直しても、すぐに対応する時間や省略・変更するタスクなど見えてこないでしょう。どんなに小さな変更であっても「更新し続けること」が重要ですので、入力作業が手間にならずに無理なく全員が運用できる方法を選択することも大切なポイントになります。

プロジェクト管理や日々の業務を効率化するためのToDo管理に時間や手間を取られてしまうようでは本末転倒です。Time Kreiには無料で機能を試すことができるトライアル版もありますので、一度試してみてはいかがでしょうか。