効率的にプロジェクト管理を行うにはツールの工夫が必要不可欠

プロジェクト管理を効率化するためには、専用ツールの活用は不可欠です。紙媒体やエクセルで管理されるだけでは、プロジェクトの状況の把握が出来ませんし、手間と時間が掛かります。

プロジェクト管理ツールには「インストール型」と「クラウド型」が存在します。今回、この記事では、そもそもプロジェクト管理ツールとはどんなものなのか、そしてクラウド型、インストール型のメリットなど詳しく解説させていただきます。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに関わるスケジュールやコスト、チームメンバーといったリソースを管理するためのツールです。クラウド型であれば、インターネットとデバイスさえあれば手軽に利用することができ、どこでも利用しやすいというメリットがあります。また、インストール型であれば、インターネット環境に依存することなく、コンピューターにインストールし、セキュリティ面でも安心して使用することができます。

プロジェクト管理ツールを利用することで得られる大きなメリットは4つあります。

プロジェクト管理ツールの選び方

当然のことですが、プロジェクト管理ツールといっても製品により機能は異なります。

ツールを選ぶ際は、自社のニーズに応える機能を備えているかどうかをしっかりと確認する必要があります。

また、プロジェクト管理をする上では、毎日利用するものになりますので操作性や見た目のわかりやすさに問題ないかをチェックするのも重要でしょう。製品によっては、「トライアル期間」として数日から数週間無料で試せるものもありますので、導入前に実際に触ってみると良いでしょう。

「インストール型」と「クラウド型」

必要な機能を検討する

複数の選択肢の中から検討しなければいけないのは、設置タイプだけではありません。自社の案件のタイプや、今までの管理方法なども鑑みて、「プロジェクト管理ツールに必須なものは何か？」を明確にしましょう。

もちろん、すべての要望に合う製品があるとは限りませんので、どんな機能が最低限必要か、あれば嬉しい機能は何かなどプライオリティを付けて検討すると良いでしょう。

また、プロジェクト管理ツールとしてはさほど必要と思わない機能でも、別々に使っていたツールをまとめられる可能性があるなど、多機能なプロジェクト管理ツールを選ぶメリットもあるかもしれません。

WBS

作業分解構成図（Work Breakdown Structure）。案件ごとに作業フローを細分化したもの

ガントチャート

作業の進捗状態をタスクと日付で、横棒グラフのように表現したもの

ワークフロー

組織業務に必須な回覧・承認のフローを体系化した機能

予実管理

数値目標として立てた予算と実績を比較し、達成状況を管理するための機能

タスク管理

個々にタスクを登録し、進捗や期日などを設定することによってリマインドをする機能

EVM分析

アーンド・バリュー・マネジメント（Earned Value Management）。コストとスケジュールを一度に把握し、現状からプロジェクトの将来予測を行う機能

スケジュール管理表

個人ごとに予定を登録でき、共有できる予定表

掲示板

組織の情報共有のためのスレッド

回覧板

情報を共有し、閲覧確認などのチェック機能を有するスレッド

チャット

情報共有をリアルタイムで行うコミュニケーションツール

プロジェクト管理ツールにより、上記のような機能もあるものと無いものがありますので、現在の自社でのツール使用状況も併せて検討材料にすると良いでしょう。

サービス提供者も大切な判断材料

プロジェクト管理ツールは、業務効率化に欠かせない必須アイテムです。また、一度使用を開始するとなかなか変更することも難しい、日常的に使用するものになります。

導入するにあたっては自社の規模や利用環境・条件によりインストール型かクラウド型かを選択し、自社の業務にあったタイプのプロジェクト管理ツールを選択することが重要です。

インストール型かクラウド型か、また自社に必要な機能を洗い出して費用とも合わせて検討したら、最後に大切なのは「信頼できるサービス提供者」です。導入前に担当者とコミュニケーションをして、その対応をチェックしたり、問い合わせて疑問を払拭しましょう。また、デモンストレーションを依頼して実際に動いている様子や使い方を見せてもらうのも欠かしたくない選択フローです。

いずれにしても、プロジェクト管理ツールは業務効率を図るために導入するもの。失敗しない製品選択をしたいですね。