プロジェクトマネジメントとは?成功させるための重要なポイント

2019/06/11

プロジェクトマネージメント

プロジェクト成功のイメージ

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを成功させるためにどのように遂行していくか計画を立てて、コントロールしていくことです。言葉だけ聞くと難しく感じますが、スキルや役割を把握し、コツさえつかんでしまえば誰でも実行することが出来ます。
そこで今回は、プロジェクトマネージャーに重要なスキルをご紹介していきます 。

プロジェクトマネージャーとしての心得

プロジェクトマネージャーのイメージ

PM(プロジェクトマネージャー)とはプロジェクト全体の責任者であり、管理者です。
プロジェクトを遂行していく際には、複数の部署からメンバーを集めそのプロジェクト専用チームを構成することが多くあります。そのためプロジェクト遂行の難しいところは、メンバーのバックグランド、優先順位や考え方、スキルにも差があることです。そこで、PMはメンバーの役割を明確にし、命令系統を示し、責任と権限をメンバー全員に示す必要があります。

個々のメンバーが自由に行動していては、当然プロジェクトとしてまとまることはなく、失敗に終わってしまうことでしょう。プロジェクトの成功は、PMのスキルや行動に委ねられているといっても過言ではないのです。
とはいえ、PMは難しい、自分には無理だと諦めることはありません。プロジェクトの規模によって難易度は変わってきますが、大切なのは成功に導くために必要となるポイントを確実に抑えることです。ポイントを抑えることができれば、誰でもPMの職務を全うすることができるはずです。

PMが必要なスキルは
①進捗管理力
②コミュニケーション力
③リスクマネジメント力
の3つが代表的なものだと考えられます。
次の章ではPMに必要なスキルを順番に詳しく紐解いていきましょう。

進捗管理力

PMは自分が管理しているプロジェクトがどこまで進行したのかを把握する必要があります。当然のことながら、遅れがある場合にはどのくらい遅れているのかをしっかりと把握し、リカバリープランを立てなければなりません。プロジェクトの進行において、予期せぬトラブルや想定外の事象は付き物で、タスクに遅れが出ているものや、難易度が高くなったものなど、計画と異なってきた場合にはそれぞれのタスクの優先順位を見極め、柔軟に段取りを組み直すなどの対応が必要です。

進捗管理のポイントは「終わったタスク」ではなく、プロジェクトの目標に向けて「残っているタスク」をみることです。具体的には
①進捗の把握
②完了までのタスク数や期間の予想
③これを基に計画の見直し、解決策の提案、実施
を行います。

何かトラブルが発生した際や、進捗に遅れが発生した際にその影響はどこまで及んでいるのか。つまり目先の部分的なのタスクに囚われるのではなく、全体を俯瞰し進捗管理をすることがプロジェクトを成功へと導くポイントとなります。

コミュニケーション力

プロジェクトを成功に導く2つめのスキルはコミュニケーション力です。プロジェクト管理をする上で最も必要な能力で、プロジェクトの成否をわけると言っても過言ではありません。PMはメンバーだけでなく、ステークホルダーと呼ばれる様々な関係者と関わりを持つため、物事を的確に聞き取り、伝える能力が必要になります。

プロジェクトマネジメントに関わらず、コミュニケーションは仕事のパフォーマンスにも影響を与え、メンバーや関係者のモチベーションを左右する力を持っています。具体的には、例えばプロジェクトの進捗に遅れが発生してしまっている場合、進捗が遅れている事実に自分が責められていると感じるメンバーもいれば、プレッシャーに強いメンバーもいます。こういった状況では、メンバー全員に同じように接するのではなく、一人ひとりに合わせたコミュニケーションが必要となります。

どんなにすばらしい知識や経験がPMにあっても、コミュニケーションが適切に取れていなければ、プロジェクトは失敗に終わってしまうでしょう。個人個人の関係性に関わらず、相手の立場に立ったコミュニケーションを取ることで、メンバーのモチベーションをあげ、パフォーマンスを向上させることがプロジェクトの成功に必要不可欠なのです。ITC(Information and Communication Technology/情報通信技術)を当たり前のように職場で活用する現在では、コミュニケーションはビジネスチャットやプロジェクト管理ツールを活用することで時間や場所を選ばずに取ることができますが、対面での直接的なコミュニケーションの場も定期的に設けるようにしましょう。

リスクマネジメント力

PMに必要な重要なスキルの最後は、リスクマネジメント力です。先に挙げた通り、プロジェクトにはリスクがつきものです。リスクとは色々な定義がありますが、ここでは「今は問題になっていないが、将来的に問題になるかもしれない事象」とします。プロジェクトの進行に影響を与えるような問題が発生してから対応を考えるのでは遅く、多方面に影響が生じてしまいます。PMはリスクをあらかじめ想定し、発生を未然に防ぐ対策を考えておく必要があります。

具体的なリスクマネジメントの方法は「把握」と「対策」です。リスクを把握するには、事前に「このプロジェクトには、どのようなリスクが発生する可能性があるのか」を想像したり、メンバーから吸い上げる作業から始まります。そうやって出てきたリスクに発生確率やプロジェクトへの影響度を考慮して、対策を立てていきます。

リスクを把握するには、計画段階でプロジェクトの構造化やタスクの細分化がどれだけ正確にできているかが鍵になります。プロジェクト管理ツールなどを活用して、プロジェクトのWBS(Work Breakdown Structure)をきちんと作成していれば、リスクを把握する大きな助けになるでしょう。

リスク対策の具体例としては
①「タスクの優先順位を明確にしておくこと」。何か起こった時に何を後回しに出来るかが判断しやすいからです
②「重要なタスクは複数名にアサインしておくこと」。怪我や病気でメンバーがプロジェクトから外れることも考えられます
③「会議を開く」。プロジェクトメンバー全員でコミュニケーションを取り、タスク漏れを防ぎますいずれにしてもリスクをメンバーと共有することで、「誰か」の問題ではなくチーム全体、引いては自分にも大きく関わる問題であることと認識を持ってもらうことが必要です。

プロジェクトを成功へ導くために

いかがでしたでしょうか?PMをするということは「難しい」「責任重大」など重いイメージがあるかもしれませんが、プロジェクトを俯瞰的に捉えるポイントを抑えることと、何よりメンバーとのコミュニケーションを取り、協力を得ることが必要だということがわかります。
メンバーが同じ方向性を持ち、情報を共有化し、課題を明確にするのに一役買ってくれるのがプロジェクト管理ツールです。なかでもおすすめなのがTime Krei(タイムクレイ)です。Time KreiはWBSなどのプロジェクト管理機能と、メンバーとの情報共有に役立つグループウェアがセットになっているのが大きな特長で、網羅的にプロジェクトの進行をサポートしてくれます。

Time Kreiをはじめとしたプロジェクト管理ツールには、無料トライアルで機能を試せるものも多いので、小さなプロジェクトなどで活用してみるのも良いかもしれません。

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