プロジェクトを円滑に回す。案件管理ツールの種類とメリット

社内で複数の部署を横断したプロジェクトを立ち上げたり、新製品の開発などでは、数多くの人員が関与することになります。大人数が関わる案件で何らかの目標を達成させるためにはプロジェクトマネージメントが必須になります。

それぞれの部署の作業進捗や、計画の変更、外部の専門家への依頼など、多岐にわたる分野のスケジュールを統括管理するには、管理を行うためのツールが必要です。働き方や考え方の異なるメンバーで円滑な案件管理を実践するには、誰でもが使いやすくわかりやすい、専用のツールの利用を検討するべきなのです。

表計算ソフトでの案件管理の限界

プロジェクト全体はもちろん、メンバーそれぞれであっても自分の部署の進捗過程で何を、どのタイミングで行うべきかを管理することは非常に重要です。以前から広くどの企業や事業者によっても利用されており、馴染み深いのは表計算ソフトの使用です。クラウドや社内の共有サーバに案件名のフォルダを作成し、そこに表計算ソフトで作成したスケジュールを保存していきます。表計算ソフトは大抵誰のパソコンにも入っているし、仕事で使ったことがある人も多いことから、人を選ばすみんなで使えるという点では便利と言えます。

しかし残念ながら、表計算ソフトで案件管理に取り組むのは限界があります。確かに一人でタスクやスケジュールを管理するのであれば、表計算ソフトは自分の好きなように項目やレイアウトを決めることができ、便利かもしれません。自分なりの利用方法を確立していれば、既存のファイルをコピーして使いまわすなど工夫もでき、かつパソコンの環境が変わっても使用することができて確実性も高いでしょう。

では、これが複数のメンバーが関与する場合はどうでしょうか。それぞれのメンバーが自分流にベースとなるファイルを作成し、ほかの人が自身の慣れで案件管理を実践していれば、それを共有し使っていくのにも不便を感じるかもしれません。また、ファイルの先祖返りや他の誰かが更新している間は触れないなど、共有上の課題もたくさん生じます。小規模な会社などであればまだしも、外部の専門家なども臨時にプロジェクトメンバーに加わるなどしたら、さらに案件管理は難しくあります。

このような課題をなるべく無くし、情報の共有やスケジュールの変更、進捗度合いの確認など現状を可視化し案件管理を確実かつ正確にこなすことができるツールを活用することで、案件をスムーズに進めることができます。案件管理ツールには種類により実装されている機能やコストなども異なってくるため、案件管理を的確に行うには、まずは最適なツール選びを実践することがポイントになります。

どういった条件下での使用が重要か？を考えて案件管理ツールを選ぶ

プロジェクトマネージメントのために役立つ、案件管理ツールには大きく分けて2種類あります。インストール型ツールとクラウド型ツールです。

インストール型の案件管理ツールは専用のソフトなどを購入し企業内のPCなどにインストールして使用します。インストール型の場合、専用のパッケージを購入することになるのでイニシャルコストが必須です。

インストール型の特徴としては「セキュリティ面で優れている」点です。外部接続とは隔離した会社内のサーバで管理するので、社員の氏名や経歴などの個人情報をはじめ、案件の内容などの社外秘情報を保護する上では大変優れています。難しい点としては社内でのサーバ接続が必要になるので、外出先で利用するにはVPN回線やリモートデスクトップなど外部からの接続に関するインフラを整える必要があります。そのためインストール型の案件管理ツールでは、機動的な利用が難しく、業務上出張が多かったり、客先に常駐する時間が多く見込まれる業務では、導入しても利便性よりも「不便」であることを指摘されることも多くあります。

また、インストール型の案件管理ツールは大きくカスタマイズできるものもあります。一般的に案件管理ツールには、管理のために必要な機能が色々と盛り込まれていますが、場合によっては要望する機能や外部ツールとの連携が無い場合もあります。インストール型の中には手を加えることで自社にぴったりなツールにするものがあり、その場合もちろん費用はかかりますが、便利に使い続けることができます。

クラウド型案件管理ツールの特徴

インストール型に対してクラウド型の案件管理ツールの場合、まずソフトをインストールする手間もコストも不要（初期費用が必要な場合もあり）であることが最大のメリットになります。まず試験的に使ってみることができるのは、ツールを使い続ける上で重要な選定ポイントでもあります。

また、同様に重要なのが、場所を選ばないなどの使い勝手の良さです。やり取りしたデータなどもクラウド上で管理されるので、モバイルのデバイスでもインターネット接続環境があれば、どこでも利用することが出来ます。多くの場合、マルチデバイスでの利用も鑑みられUIも最適化されているため、ノートパソコンやスマートフォンで出先から使用する際にストレスもありません。

最新のソフトウェアのバージョンにアップデートする必要もなく、専用サーバを用意する必要も無いのでパソコンの知識に乏しい人でも気軽に便利な機能を利用することができます。以前はそれなりにイニシャルコストを覚悟しなければなりませんでしたが、最近ではリーズナブルなクラウド型案件管理ツールも登場しているので、プロジェクトの規模や人員に応じて最適の案件管理ツールを導入することが出来るでしょう。

案件管理ツールはセキュリティ面も大切

「インストール型はセキュリティに長けている」と前述しましたが、案件管理ツールで扱う情報のなかには、社外秘の機密情報が含まれていることは忘れてはなりません。クラウド型案件管理ツールでセキュリティを担保するには、機密情報にアクセスする人材は限定するなどして、担当部署の権限や職位などに応じたアカウントの制御をすることです。特に外部業者などもプロジェクトに参加しているような状況では厳密にする必要があります。

また、案件管理ツール自体のセキュリティの高さも必須になります。特にクラウド型案件管理ツールはインターネット環境に接続しているので、マルウェア（コンピュータウィルスなど、悪意のあるソフトウェアやコードの総称）などに感染して情報漏えいのリスクが存在しています。最近ではクラウド型の中でもセキュリティ性能が充実した製品の数も増加しており、より安全性を高めるニーズをお持ちであれば、複数の業者が提供しているツールのそれぞれの特徴やメリットなども含めて比較しておきましょう。

案件管理ツールの導入は慎重に

インストール型、クラウド型、どちらが自社に適しているかは一概には判断できないところです。検討する項目も多いですし、専門的な知識を要する判断も多々必要になってきます。スケジュール管理ツールなどと同じように、案件管理ツールも大勢で長く使い続けたいものです。ころころ変えていたのではデータの蓄積もできませんし、利用するための教育も必要になってしまいます。

正しい案件管理ツールを導入するために、まずは製品のデモンストレーションや試用期間を大いに利用しましょう。また、「どのように導入すれば効果的か」といった事に相談してくれる場合もあります。例えば、プロジェクト管理ツールの「Time Krei」（タイムクレイ）では、製品のデモンストレーション、製品導入の相談、効率的な使用のアドバイスにも専任の担当者が対応してくれます。

複数の人間が関与するプロジェクトの全体を統括して滞りなく進捗させるためには、効率良く管理できるツールの利用を徹底することが早道です。よりよいツールを選択して、効率的で無駄のないプロジェクトの推進を目指してみてください。