Excel®で作成するWBS（Work Breakdown Structure）の注意点とは
2019/05/09
プロジェクト管理ツール
WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトの工程ごとに必要なタスクを担当者に振り分けて、進行を管理する手法です。プロジェクトは予め期日や、予算、人員が決まっていますので、一人ひとりの役割と作業内容を事前に明確にすることは、プロジェクトの成功はもちろんのこと、進行上必須であると言えます。
WBSをしっかりと作成することで、管理者から現場の担当者まで共通理解のもとでプロジェクトが可視化できるので、スムーズな進行管理に大いに役立ちます。
Excel®を使ったWBSの作成と管理
Microsoft® Excel®は多くのパソコンを使用する社会人が仕事で活用したことがあるソフトで、操作にも慣れている分、WBSをゼロから作る場合にも比較的容易に取り組むことができます。
表計算の機能で工数やスケジュールもある程度自動で算出・表示することができ、必要最低限のプロジェクト管理には役立てることが可能でしょう。たとえ無料のツールで作成したとしても、WBSを作ることは漠然とスケジュールを決めるよりも効果的で、作業の進み具合も把握しやすくはなります。
WBSは記入するべき項目や基本的な作成手法さえ知っていれば、Excel®のような無料ツールでも作れますが、プロジェクト管理の観点ではそれだけでは不十分です。プロジェクト管理を行う上で必要となる情報は、メンバーのプロジェクト内外の稼働状況を把握できるスケジュール管理や、プロジェクトに適正な収益が確保されているかを可視化する原価管理など多岐に渡り、管理者はそれらを俯瞰的に捉える必要があるのです。
またExcel®などでゼロからWBSを作成していく場合、ある程度WBSを活用したプロジェクト管理の経験が必要になります。なんとなくほかのExcel®のWBSテンプレートや専用WBSツールのフォーマットを真似て作るだけでは、時間もかかり、必要な情報が抜け落ちている可能性もあります。
そして何よりWBSは作って終わりではないため、自社の体制の中できちんと運用・管理できることが大事なのです。そのため管理者だけでなく、プロジェクトメンバー全員の迅速な情報共有とともに、それぞれのシーンでの使用、特に入力や編集作業が負担にならないことを考慮する必要があります。
Excel®でWBSを作るメリット
WBSの作成にExcel®を使用することには沢山のメリットがあります。
最大のメリットは、無料であることです。それを理由にExcel®でWBSを作成している人は相当数いることでしょう。
次に、プロジェクトメンバー全員がパソコンにインストールされている可能性が高く、かつ簡単な操作なら教えてもらわずとも触れる人が多いことです。万が一、ステークホルダーの中にExcel®をもっていない人がいても、Viewer的に使えるものであれば無料で利用することもできます。WBSの更新方法にはルールが必要ですが、もしそれぞれの担当者が更新するのであれば、これほど使いやすいツールもないかもしれません。
また、ある程度のカスタマイズができることも大きなメリットです。最初はネット上にあるExcel®で作られたテンプレートを使用するとしても、自社の管理方法に合わせて項目を増やしたり、不要な列を削除／非表示にすることができます。もちろん、自動化するための関数やマクロなどはある程度の知識がなければできませんが、最低限のことであれば書籍やネット上の情報を基に設定することができるでしょう。
何度も使い改良を重ねていけば、自社やプロジェクトの性質にあったWBSのテンプレートが出来上がることでしょう。
Excel®で作ったWBSのデメリット
メリットがあれば、当然ことながらExcel®でWBSを作成・運用・管理することのデメリットもあります。
Excel®で作成されたWBSは細部に至るまで編集が可能です。入力欄以外も変更を加えることが可能ですので知らないうちに行や列を削除してしまったり、セルをコピーしているうちに関数が消えて至りスタイルがおかしくなることもあります。
大勢で使うものなので、バージョン管理も重要な要素です。1つのファイルをかわるがわる編集することで、先祖がえりをしてしまったり、共有を簡易にするためにオンライン版のExcel®を使用したら、知らないうちにした操作ミスがそのまま保存されてしまったりといったことは珍しくはありません。
もともと、WBSのためにあるソフトウェアではないため、更新や編集ルールを作成し、注意深く運用・管理をする必要があるでしょう。
WBSはプロジェクト管理ツールで作る＆管理するのがオススメ
先に挙げたようなExcel®でのWBS作成の課題は、専用のWBSツールやWBSを内包したプロジェクト管理ツールを使うことで解決します。
プロジェクト管理をすることを前提に作られたツールであるため、WBS機能においても、効果的に活用できるテンプレートが豊富に搭載されており、専門的な知識がなくても俯瞰的な視点でプロジェクトの進捗を把握することができます。
仕事では複数のプロジェクトが同時に進行することもあり、大型のプロジェクトではWBSも複雑化します。Excel®でも注意深く触れば問題なくできることもありますが、日付と工数、日付とガントチャートの連動や、関係するタスクの全体的な日程修正など、一見簡単そうに思えても何カ所も修正する必要があり、慣れていないと時間がかかってしまうでしょう。また、1カ所更新漏れをすることで、後々クリティカルな事象が発生する可能性があることは予め知っておいたほうが良いでしょう。
また、プロジェクト管理ツールをオススメする最大の理由は情報の一元管理にあります。
仕事をする上でスケジュール管理や予実管理、ToDo管理など様々な情報管理が必要になります。これらをそれぞれバラバラのツールやフォーマットを使って運用していたら、何が起こるでしょうか。
管理する側も、入力する側も時間と手間が掛かり、それだけ入力ミスなどが発生するリスクもあります。また、Excel®などで作成している場合には、部署や個人によって入力方法が違うということも起こります。
先に挙げたようにWBS始め、多くの情報管理は共通の認識・ルールのもと正しく運用できていなければ意味がありません。
これらの管理が1つのツールで完結できていれば、同じ情報を複数の場所で入力する必要もなくなりますし、全社で統一された形式で管理ができるので、誰が見ても把握しやすくなりきちんと運用することができるのです。
プロジェクト管理ツール「Time Krei（タイムクレイ）」でWBSを最大活用
プロジェクト管理ツール「Time Krei（タイムクレイ）」は、特に情報の一元管理に優れたツールです。
WBSでは豊富なテンプレートを活用し、誰でも簡単に作成することができるだけでなく、プロジェクト管理に必要なガントチャートや実績管理、原価計算などの機能が網羅されています。さらに、一元管理はプロジェクト管理に止まりません。スケジュール管理などのグループウェアも搭載しており、普段のスケジュール登録がプロジェクト管理のWBSなどと連携できているのが特長です。
予定と実績を登録すれば、誰が何にどれだけ時間を使ったかが明確になるだけでなく、実績に紐づいているプロジェクトの進捗がどれだけ進んでいるかということまで、自動連携で可視化されます。
利用者は意識することなく、プロジェクトにおける自分の作業を記録をしていくだけで、自分たちの業務を管理者に分かりやすく見せる化することができるのです。
無料でWBSを作成できるExcel®ですが、総合的な分かりやすさやプロジェクト管理のしやすさ、効率的な運用を考えるのであればTime Kreiのような一元管理ができるプロジェクト管理ツールの活用が有効です。
プロジェクトを成功させるにはリアルタイムでの現状把握とスピードを持った判断が必要になります。導入に際して費用は掛かりますが、今後継続的に行われる仕事のプロジェクトの質にも関わることですので、まずはトライアル版を利用して、プロジェクト管理ツールの利便性を実感してみてはいかがでしょうか。
