プロジェクト管理に必要不可欠な「グループウェア」とは
2019/03/28
スケジュール管理ツール
社内業務の効率向上目的のため、プロジェクト管理をするにあたって欠かせないのがスケジュール管理です。皆さんはどのようにプロジェクトメンバーのスケジュールを管理、把握しているのでしょうか。
仕事のスケジュール管理に活躍するツールとして、企業で導入がもはや当たり前になっている「グループウェア」というものがあります。あるアンケートではグループウェアを導入している企業は8割を超えるという結果が出ています。グループウェアは組織内のスケジュールやタスクの共有、コミュニケーションの円滑化を目的として導入されています。
プロジェクト管理におけるプロジェクトとは、企業の新規製品の開発やイベントの企画など、新しい目標の達成のための事業計画を指します。プロジェクトには、「開始と終了で期間が定められていること」「目標や成果、明確なゴールが定められていること」「予算や人物等が定められていること」「複数の人物や組織が関与していること」などの特徴があり、日々の通常業務や、個人だけで目標を定めて行うような行為は一般的にはプロジェクトには含まれません。プロジェクトは通常「立ち上げ」、「計画」、「実行」、「監視」、「終結」と段階を踏んで進んでいきます。
プロジェクトを遂行していく上で、こんな失敗があります。
- プロジェクトメンバーの作業時間が確保できず、納期がスケジュールに間に合わない
- プロジェクトの仕様変更により工数の管理ができなくなる
- プロジェクト内容がチーム内で把握・共有できていない
- プロジェクトメンバーのスケジュールが把握・共有できていない
- 報告書がチームによってバラバラになっている
このような失敗を少なくしプロジェクト管理を改善するのが、グループウェアです。
プロジェクト管理者にとって業務を遂行していく上で、納期を見越したタスクの進捗管理やスケジュール管理は非常に重要となります。ただ単にプロジェクトのメンバーと作業を分担し、業務の流れに応じた作業をするだけでは、業務工程において発生する様々な問題に対応しきれなかったり、納期が遅れてしまうことも多々あります。
プロジェクトの管理には、業務の効率化を図るだけでなく、プロジェクトメンバーとのコミュニケーションを通じて、タスクやスケジュールを共有し、現状の作業実績を把握するとともに、リスクや問題の管理までも行うことが必要となります。
特に業務においては当初の計画通りにいかないことが多々あり、途中で計画の見直しが求められるケースも少なくないでしょう。そんな中でプロジェクトを確実に遂行していくためには、組織内の徹底した情報共有、メンバー間のスケジュールや現状の把握、それに伴う円滑なコミュニケーションなどが重要です。こういった要素を網羅したグループウェアの機能を並行して上手に活用することで、よりよいプロジェクト管理が行えます。
この記事では、グループウェアの概念や細かい機能を紹介し、導入するメリットとデメリットについて解説します。
グループウェアとは
グループウェアは、業務効率向上を図るためのシステムで、組織業務に対するさまざまな機能を持ったツールです。ネットワークに接続された個々のコンピューターを使用し、情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用されています。
様々な機能が一つに統合されたシステムであり、それらの機能が有機的に結合しながらユーザーに情報共有・コミュニケーション・スケジュール管理などの場を提供します。プロジェクト管理においても、グループウェアはもはや欠かせないツールとなっています。
グループウェアはインターネットが誕生して間もない1960年代からすでにその構想が存在していました。しかしその後、電子メールが普及したことやグループウェアの価格が高額だったために、企業への導入はそれほど進みませんでした。
しかし現代において、グループウェアのネットワークでの情報伝達・共有という機能は再び評価されるようになってきました。インターネットやスマートフォンの普及が進み、プライベートと仕事の連絡手段の区別がつかず、また仕事の連絡でもどのタスクを優先すべきかわからなくなってしまうなど、情報の整理が個人のキャパシティを超えるようになってきたためです。
このようにグループウェアには、情報共有を実現させるさまざまな機能があります。
そしてグループウェアの多くには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型とは、自社で用意したサーバーにソフトウェアをインストールして使用するソフトウェアのことで、カスタマイズ性に長けており、セキュリティレベルが高いのが特長です。
クラウド型とは、インターネットを介して利用するグループウェアのことです。その手軽さから大小問わず多くの企業に利用されています。更新やメンテナンスも自社で行う必要がなく、管理しやすいのが特長です。標準的なグループウェアの主な機能は以下の通りです。
電子メール機能
電子メールは専用のソフトウェアの普及によりそれを利用し、やり取りすることが一般的だと思われます。しかしグループウェアを活用すれば、一つの機能として電子メール機能が内蔵されているものもあるので、複数のソフトを開くことなく、一画面での管理ができるようになります。
さらに電子メールにおいて専用のソフトウェアを利用した場合、宛先を間違えるとプロジェクトの情報などが組織外に流失する危険があります。グループウェア内でメールのやりとりをすることによって、コミュニケーションの範囲を狭める反面、情報流失のリスクも回避できます。
電子掲示板機能
掲示板上で情報伝達し、やり取りをします。情報の伝達先が特定の人でなく、全体に対して伝えたい時に利用すると便利です。個別に送る必要がない広範な連絡事項や質問事項は、メールではなくここに書き込んでおくことで社員全体に共有することも可能です。伝えたい内容をスピーディーに共有することができるのが特長で、サービスによっては共有された内容を、「いつ」「だれが」確認したかがわかる配信対象者の一覧表示や内容に対するアンケートを実施する機能もついています。
ライブラリ機能
ドキュメントファイル、仕様書、画像データなどのデジタルデータを登録し、共有するのに便利な機能です。共有することで、一元的な管理が可能になります。例えば、会社内マニュアルや各種提出書類を保管する場所として活用できます。
スケジュール管理
個人的なスケジュールだけではなく、他のメンバーのスケジュールを確認し、共有することができます。埋まっている時間帯と、空いている時間帯が、分かりやすく表示されるので、会議の設定など、複数人で予定を調整する時には、一度で空いている時間が確認できます。
会議や外出、プロジェクトに関係する作業予定、物事を調査・考える時間など、一日の予定を時系列で、スケジューリングしやすくなります。
ワークフローシステム
電子決済機能として、業務効率向上に欠かせない機能のひとつです。
例えば、プロジェクトのために必要な物品を社員が購入、申請したとします。提出された申請書は、その社員の直上の責任者に渡り、その後は部長、そして総務経理という会社内での「承認の流れ」があります。その流れが「ワークフロー」です。
申請を紙媒体で行うと時間や手間が掛かるだけではなく、紛失の恐れや承認後の管理も難しく、大きな労力を使います。プロジェクト管理のためだけではなく、ワークフローシステムを使えばこれらの問題を解決することができます。特に上司の出張が多い職場や、承認までのフローが長い職場では重宝すると思われます。
設備管理
会議室や車の予約など、社内の設備管理台帳として予約状況の把握が出来ます。人の予定と、施設の予定の空いている時間を、1画面で確認できるので、スケジュールと設備を同時に抑えるなど、予約が簡単になります。
グループウェアのメリット
グループウェアにはたくさんの機能があることがわかりました。ここではそれらの機能を活用すること得られるグループウェアの主なメリットを紹介します。
多人数への情報共有や確認が容易
特に掲示板機能を活用することによって、情報やナレッジを楽に全体へ共有することができます。従来の紙媒体ですと、探す手間や紛失の恐れがあり、管理が難しい一方で、グループウェアを利用すればそういった手間や心配はありません。これまで紙媒体で共有してきたマニュアルなどもグループウェア上で確認できるので、気軽に見返せます。情報を更新することも簡単なので、素早く組織全体に情報を広めることができます。
また、配信情報を確認したかどうかのチェックができるグループウェアもあり、情報を一方的に送るだけということがなくなります。
書類のデータ化いつでも高速共有
書類がデータ化することで、ペーパーレス化につながるだけではなく、瞬時に複数人に配布することができます。また、インターネットを介しているため、場所に囚われることなく、どこからでも共有することができます。外出中や出張中、テレワークなど、離れた場所からでも書類を確認、共有できることがメリットです。
マルチデバイス対応でどこからでも使える
パソコン・スマートフォン・タブレットなどのマルチデバイス対応のサービスがほとんどで、情報の確認や伝達はどこからでもできます。社内での離席時、外出先、自宅などインターネットに接続できる環境さえあればいつでもどこでも利用できるのでより柔軟でスピーディーなコミュニケーションを実現します。
情報漏えいのリスクが低い
一般的にグループウェアには、許可されたアカウントでのログインが必要です。
さらに、グループウェア内で管理している情報にも細かく閲覧権限を設定することができます。上級管理者など、特定の社員にだけ公開したい情報には、閲覧制限をかけることによって、情報漏えいリスク防止に繋がります。
申請・承認作業のスピード向上
ワークフロー機能を利用して、システム内で報告書や企画書、申請書などのワークフロー業務が簡単、且つスピーディに行うことが可能になります。誰がいつ確認、承認したか、ワークフローシステムを利用すれば、明確になるので、万が一問題が発生した際にもピンポイントで改善点を特定することもできます。
グループウェアの利用における注意点
グループウェアを導入するにあたって多くのメリットがありますが、注意点もあります。
誰でも簡単に使えるが故に、使い方には注意が必要
今まで挙げてきたように、グループウェアは誰でも、どこでも手軽に情報伝達や共有ができる便利なツールですが、その反面使い方には注意が必要です。
例えば、掲示板などを使った情報伝達ですが簡単に全社員に情報を配信することができるので、配信する情報については十分な確認が必要です。個人でやりとりするチャットなどとは異なり、多人数が閲覧する可能性がある為、間違った情報を配信すれば大きな混乱になることはもちろん、書き方や言い回しなど、誰が呼んでも同じように理解ができる文言である必要があります。担当者レベルで好き勝手情報発信をしてしまうと予期せぬトラブルを生む恐れがあります。
また、スケジュール管理やワークフローなどの機能に関しても、管理者がきちんと使い方を社員に教えた上で運用しないと、社員によってバラバラな運用・情報共有方法となってしまい、グループウェアの効果を半減してしまうことになりかねません。
グループウェアの導入は簡単ではない
成功事例も多く報告されていて、導入しやすいと思われているグループウェアですが、実際はそこまで簡単ではありません。
働く上で基盤に位置するツールですので、導入時にはいくつかのポイントを抑えながら、慎重に導入していく必要があります。導入の目的が明確ではない場合は、現場では利用されないことも考えられます。仮に、目的が明確であっても利用方法の説明や権限の設定といったソフト面の理解もあります。
現状をきちんと分析して、自社にあったツールを選定することが必要になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。グループウェアを導入することによって情報共有や業務効率化を図ることができ、結果としてプロジェクト管理も大分楽になります。しかしながら上記で挙げたように、メリットもたくさんある一方、ある程度のハードルもあります。
クラウド型のグループウェアであれば初期費用が無料であることも多く、また無料トライアルで一定期間試しに使うことができることがあります。さらに利用するアカウント数や利用期間も柔軟に対応できることが多いので、まずはトライアルを試してみるといいでしょう。実際に触ってみることで自社に合うツールかどうかが良い具体的に見えてくるはずです。
また、グループウェアを導入するのであれば、プロジェクト管理ツールと一元管理できるツールがおすすめです。プロジェクト管理とグループウェアは一見違う用途に見えますが、持つ情報に密接な関係性がありますので、まとめて運用することで更なる業務効率化につながります。
