効率的にスケジュール管理をする方法とは

2019/03/21

スケジュール管理ツール

スケジュールを考えるイメージ

仕事を進める上で、スケジュールの管理は個人・グループ共に重要な項目の一つです。

しかし、スケジュール管理が得意な人と、不得意な人がいるのも事実。そこで今回は、スケジュール管理を効率的に行うためのコツをご紹介していきます。

スケジュール管理が出来ない人の3つの特徴

多くの人が関わるビジネスの場においては、スケジュール管理が特に重要であることは言うまでもありません。スケジュール管理が出来ないと、仕事がスムーズに進まなくなってしまい業務に支障をきたします。「仕事が出来ない人」とレッテルが貼られてしまう場合も少なくないでしょう。

スケジュール管理ができない人には、ある決まった特徴があります。「人のふり見て我がふり直せ」、「人を知るにはまず己から」というように、まずはどういう人がスケジュール管理が出来ないのか、自分はどうなのか、チームメンバーにはいないかなどを振り返ってみましょう。

メモを取らない、すぐに記録をしない

スケジュールに依らず、誰かと仕事の話をしているときや会議中など、メモを取らずにいる人がいます。もちろんすべてを覚えている人もいるかもしれません。でもそんな人はごく少数でしょう。「なんとなくわかっている」「多分覚えている」という不確かな状態のみですと、見直すこともできません

例えその場でメモが取れなくても、次の行動ですぐに会社規定のスケジューラーに登録したり、スマホのTODO管理アプリに登録したり出来る人は、スケジュールを守って行動できるものです。

残業が多い割に成果が上がらない・ミスが多い

スケジュール管理ができない人は、先を見据えて効率的に計画を立てることが出来ません。いつも遅くまで会社に残って仕事をしているのに、傍から見ていると何をしているのかわからない人は少なくありません。時間をかけたからといってよい成果が出るわけでもありません。

スケジュール管理ができていないために納期に追われることがあれば、焦ってしまい当然ミスも目立ってきます。その結果、いつも遅くまで仕事をしているのにも関わらず、仕事の成果がいま一つといったことが連鎖的に起こります。

すぐに出来そうなことでも、後に回す

計画的に作業をしようとしても、横から、上から「これ、すぐ終わると思うからお願い!」と頼まれてしまう場合があります。他人の「すぐ終わると思う」はアテになりませんので、もし途中で差し込まれたら、内容と作業量を確認して、プライオリティ付けをする必要があります。

スケジュール管理が出来る人は、すぐに出来そうなこと(個人により差はありますが、5分、10分、15分で出来ること・・・と自分で指針を持っておくと良いでしょう)はすぐに片づけます。どんどん作業を積んで行ってもなかなか終わりませんし、すぐ終わることであれば片付けてしまったほうが気持ちもスッキリして効率も上がるものです。

では具体的にどのようにスケジュールを組めばよいのか、スケジュール管理のポイントを見てみましょう。

スケジュール管理のポイント

スケジュール管理を考えるイメージ

スケジュール管理のポイントはいくつかあります。ここからはスケジュール管理の具体的手法について触れていきます。

スケジュール管理のポイントとしては、「タスクを整理する」「優先度を決める」「工数を想定する」「段取りを組む」という4つが挙げられます。

まずは今どのようなタスクがあるのか、その全体像を把握し整理する必要があります。タスクが整理できたら、次はその中で緊急性や重要性に応じて優先度を決めましょう。もし、頭の中で整理するのが苦手なら、現状のタスクをすべて付箋に書き出して、重要と思われる順に並べてみます。

次に、個々のタスクにどれだけの時間を割くべきなのか工数を考え、効率よく業務を進めるための段取りを組みます。よく「どれだけかかるかがわからない」という人がいますが、これは日々、何かをやるごとに「どのぐらい時間がかかったか」を意識していないからです。意識をしていれば、これまでの経験から凡その工数を導き出すことができますし、初めて行う作業であっても、組み合わせたり応用したりして検討を付けることができます。

このようにタスクを計画に落とし込むことで、スケジュール管理が出来るようになります。スケジュール管理が苦手な人は、日々の業務に追われプロジェクトの全体像が見えていないために、計画を立てて仕事を進めることができません。スケジュール管理を徹底するためには、自身の業務の量や進捗を可視化する仕組みづくりが必要不可欠なのです。

デキる人がやっている管理方法

スケジュール管理が出来ている人と出来ていない人の決定的な違いは、スケジュールを管理するための手法がきちんと確立しているかどうか、という点です。スケジュール管理が出来る人は、効率化出来るツールを活用しています。

前述のように、会社で使っているスケジューラーや、Microsoft® Excel®やオンラインのカレンダー、昔ながらの手帖などを利用している方もいますが、最近多く見かけるのがプロジェクト管理ツールを活用したスケジュール管理です。

プロジェクト管理ツールの大きなメリットは、スケジュールやそれに付随する情報を可視化出来るということ。プロジェクト管理ツールを使うことで個々の作業の納期や作業と作業の関係性も可視化され、さらに今ある作業全体の進捗が一目でわかります。

情報共有も容易に出来るので、上司や同僚に作業を依頼されたときは、自分に今どんなタスクがあるのか、手が空くのはいつかなどを視覚的に説明することもできるようになります。

複数人で進めるプロジェクトでは当たり前のように使っているプロジェクト管理ツールですが、うまく活用すれば、日々の仕事の効率化を図ることが出来るのです。

ツールで仕事を効率化

限られた時間で最大限の成果を上げるためには、スケジュール管理は仕事のキモです。いくら豊富な知識を持ちスキルが高かったとしても、スケジュール管理がしっかりできていないと業務の進捗に影響が出てしまいます。

もし、スケジュール管理に自信がないのであれば、一度プロジェクト管理ツールを使ってみてはいかがでしょうか。

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