日程管理をクリア&効率化する、カレンダー共有術

プロジェクトを立ち上げる際、大抵のケースでは担当業務に応じて複数の人間がチームに加わります。チーム全体でのカレンダーの共有、プロジェクト全体の情報把握は大前提ではありますが、実際のところはそれが不十分になり、様々なトラブルが起こっていきます。

では、こうしたトラブルを未然に防ぐためにはどうしたら良いのでしょうか？まずはその対策と、カレンダーを共有することで得られるメリット、『プラスα』の効果について知ることからはじめていきましょう。

ビジネスにおいてカレンダーを共有することのメリット

ビジネスにおいて、チームの全員が同じように情報を把握することはとても大切です。取引先とのやり取りやプロジェクトの企画運営がよりスムーズに進んでいきますし、情報の伝達不足が原因で引き起こされるトラブルも未然に防ぐことが出来ます。

実際、複数の人間が同じプロジェクトを手掛けるとなれば、それぞれに割り当てられた業務をこなしていくことからすべては始まります。基本的にチームリーダーとなる人物がその業務の割り当てや期日などを決めて行動することになりますが、それ以外のチームメンバーはプロジェクトの全容をしっかり把握していないケースも少なくありません。言われたことを言われたとおりに行うのであれば誰にでもできますが、もしもそれ以上のクオリティの仕事を求められた時には、それ相応の働きをしなければ上司からの信頼も損ねてしまいます。

そこで、簡単でとても役立つのがチーム全員のカレンダーを共有する方法です。カレンダーを共有することでプロジェクト全体の計画、期日をチェックすることができますし、全体の流れを理解し、事前に計画ができることによってそれぞれの業務にもゆとりがでてきます。

また、仕事全体の質を上げるために不可欠なのが、「自分のまかせられた仕事だけをしていればいい」という受動的な意識ではなく、チーム全体で危機意識と責任感を持ち能動的に対処していくことです。スケジュール管理をしっかりとしておけば、もしもチームの誰かが何かしらのミスをしたとしても周りのチームメンバーでカバーすることもできます。うっかり期日を過ぎて取引先やチーム全体に多大な迷惑をかけてしまうということもなくなるため、スケジュールを共有することはチーム全体の意欲を高めミスを予防する、結果的にモチベーションを保ち成果物の品質を上げるという大きなメリットがあります。

カレンダー共有方法はホワイトボードでOK？

カレンダーの共有は今現在使用しているグループウェアのスケジュール機能や、全員が社内メンバーなら会社にあるホワイトボードでも十分なのでは？ と思われる人もいるかもしれません。使い慣れているツールは使い方を覚える必要がありませんし、誰にでも見えるところにあるホワイトボードを活用すれば手軽ですし、その場ですぐに書き直したり、書き足したりすることも可能です。毎回近くを通る度に目にもするでしょう。

ただ、ホワイトボードで注意が必要になってくるのが、チーム全体がその情報の変化に気が付くことが出来るのかどうか、という点です。チームのスケジュール共有で大切になってくるのは、それぞれのチームメンバーがいかにすべての情報を正しく認知しているのかという点です。ホワイトボードに情報を記入するだけでは、チーム全員にその情報がいきわたっているかはわかりません。それこそ、伝え忘れ、うっかりミスが重なって日程の変更に気が付かない場合も十分に考えられます。

情報を変更した本人は、ホワイトボードに記入したことでチーム全員に周知したつもりに当然なります。しかし、前を通っていても変化に気づかなかったチームメンバーは「周知されていない」と考えます。

ホワイトボードは確かに手軽で、誰でも簡単に変更点を記入することが出来ますが、記述や情報を消去する際にヒューマンエラーを引き起こしそうですし、結局は「更新した」ことを周知しなくては十分に周知したとは言えません。このリスクを十分に理解してチーム全体で注意喚起を行っている、対策を徹底しているというのであれば良いのですが、これはこれで、結構手間がかかります。

効率的かつ確実に情報を共有するには、人為的なミスが起きないように、またチーム全体が同じ日程情報を把握した上で業務にあたれるように、対策を練っていくことが大切です。効率的で確実な情報の共有は、結果的に業績アップにつながります。

カレンダー共有アプリ・ソフトウェアを使用するのがおすすめ

では、具体的にミスを防ぐために、チーム同士で日程情報を共有していくために、どのような方法があるのでしょうか？

おすすめはカレンダーの共有アプリ・ソフトウェアを使用する方法です。カレンダーの共有アプリであれば、チームのそれぞれの人間がスマートフォンにアプリをダウンロードする事で利用することが出来ます。

スマートフォンは電話機能、メール機能もついているのでほとんどの人が常に携帯し、マメにチェックもします。カレンダー表示も月間・週間・個人・グループなど確認する内容に合わせて変えられますし、日程を確認しながら情報のやり取りをすることが出来ます。肌身離さず持っていることが多い端末での情報共有は予定前にアラームを設定したり、時にはチームスタッフの動向もチェックして事前に動けるなど、効果はとても高くなります。

また、カレンダーアプリに搭載されている機能を上手く使えば、情報更新日が確認できたりタスク管理にアラートがつけられたりと情報共有ミスが原因で引き起こされるトラブルも未然に防ぐことができるというわけです。

パソコンでカレンダー機能のあるソフトウェアを用いる場合でもその活用法は同じです。チームメンバーそれぞれが使っているパソコンにソフトウェアをダウンロードして情報を共有できるようにしておけば、逐一日程やプロジェクトの内容をチェックしていく事が出来ます。確認のために何度もチーム内でやり取りをするなどの作業がなくなるため、作業の効率化を図ることも可能です。

カレンダーのアプリやソフトウェアを使用する最大のメリットは、それぞれが情報を登録すれば自動的に共有でき、修正や削除もリアルタイムで反映されるため情報共有にタイムラグが生じないことです。

一見、面倒に思われるかもしれませんが一度習慣と化してしまえば、自分の作業の記録にもタスク管理にもなり、むしろ、たったこれだけの作業でスケジュールの管理と共有がしやすくなり業務の効率化が図れる、メリットしかない方法といえます。

プロジェクト管理ツールで一石二鳥！

さらに、スケジュールの管理だけでなく、プロジェクト全体の管理が出来るツールを活用すれば、チーム内の情報共有はさらに進みます。

プロジェクトの管理に特化したツールでは、カレンダーはもちろんの事、それぞれの作業がどれだけ進んでいるのか、プロジェクト全体の現状が確認することができ、レポーティングやステータス確認も容易にできるようになります。

作業に遅れが出ているようであれば、チーム全体がそれを把握して手を貸すこともできます。プロジェクトチームのリーダーなどトップのメンバーだけでなく、チーム全員がプロジェクトの全容を理解して進めていく事、これがプロジェクト成功のカギとなっていきます。

また、専用の管理ツールにある機能を最大限に活用すれば、カレンダーを見ながらチームの関係者同士で効率的にコミュニケーションが取れたり、リマインドしたりすることが可能です。メールや電話、口答でのコミュニケーションでも十分に意思疎通は可能ですが、それぞれの関係者がバラバラにこうしたやり取りをしていればナレッジも溜まらず時間を無駄にするだけです。それこそ、同じ会社でもフロアが違う部署、関係者とやり取りをする際には相手の業務内容も考慮して気を遣うことが多くなっていきます。

作業効率を考えられて設計されているツールを用いれば、一つのツールでチーム全体の関係者とのやり取りが可能なだけでなく、コミュニケーションすることがナレッジ共有となったり、プロジェクトの進捗に関する『気づき』を与えてくれることもあります。ツールを一つに集約することで作業の効率化がさらに進むというわけです。

カレンダーの共有だけでなく、作業の効率化を重要視する場合でもこういった管理ツールはおすすめです。カレンダーの共有だけであれば今あるグループウェアのスケジュール機能やホワイトボードだけでも可能ではありますが、これに作業の効率化、コミュニケーションの活性化など、プラスαの効果を期待したい時にはこうしたプロジェクト管理の専用ツールを使用することが一番の近道です。

カレンダーを共有するだけでもチームの作業効率は向上していきます。また、カレンダーの共有でプロジェクトの日程を把握する他にも、関係者同士の情報伝達ツールや管理ツールを兼ね備えているソフトウェア、アプリを活用すればその効果はさらに高まっていくことになります。