プロジェクト管理をWBSツールでスムーズにする方法

2019/02/14

プロジェクトマネージメント

プロジェクト管理ツール

プロジェクトの進捗を可視化して管理する様子

WBS(Work Breakdown Structure)とは、仕事(作業)を分解して構造化し要素ごとに管理する手法に用いられる表で、プロジェクト管理を行うために多く活用されています。

このWBSを導入する際に便利なツールも開発されており、テンプレートを活用することで、必要な要素が網羅されたWBSを簡単に作成できるほか、プロジェクト進捗状況の可視化やリスクマネジメントや課題発見などに大いに役立ちます。

今回はWBSの導入の仕方や便利な運用ツールについてご紹介します。

WBSの目的

WBSはプロジェクトを進める上で複雑に入り組んだ様々なすべきこと(要素)を分解して可視化し、管理を行いやすくするための一覧表です。

WBSは「作業分解図」と訳されますが、WBSを作ることとその方法を「WBS」として、『プロジェクト管理の手法』と呼ばれることもあるようです。この手法を導入することで、目標達成の為に行わなければならない作業工程を明確化し、大きなトラブルが発生する前に課題を見つけて対策を図ることができます。

具体的には、プロジェクトに伴う作業の担当者を明確にし、それぞれの作業範囲や工数を切り分けます。これにより、作業の責任範囲が誰の目にも明らかになりメンバー全員で共有化できるため、プロジェクト進捗状況の「見える化」が実現できます。

WBSを用いる最大のメリットはこの「見える化」です。プロジェクト全体を俯瞰的にとらえ、各タスクにかけている工数が適正なものであるか判断がつきやすくなります。

また、工程の遅れやトラブルの発生にいち早く気付くことができ、プロジェクトマネージャーは素早く対策を講じて、プロジェクト全体への影響を最小限に抑えることができるのです。

「誰かがやるだろう」「あれはどうなっているのだろう。でも自分の担当じゃないし」と担当者レベルで放置され、潜在化しているトラブルの芽を、プロジェクトに関わるすべてのメンバーがWBSを共有することで、チーム全体でいち早く課題を見つけ解決することが、プロジェクト推進の大きな力となるのです。

プロジェクトで管理すべき基本項目

管理されたプロジェクトのイメージ

プロジェクト管理で抑えるべき基本的項目として次のようなものがあります。WBSではそれぞれが重要な項目になります。

もちろん次の項目以外にも、該当のプロジェクトの規模や性質に応じてWBSに項目を追加するなど工夫することがおすすめです。

担当者

プロジェクトを構成する要素には必ず担当者が必要です。

一つの工程に一人の担当者が決められればスムーズですが、もし複数の人員で実行する場合には、その中での責任担当者を必ず決めておきます。複数の人員を並列で並べてしまうと、タスクに対する責任や情報が分散し、進捗が滞ったり、進捗確認がしづらくなるため、注意が必要です。

また、担当者だけで解決出来ない時には速やかにプロジェクトマネージャーやほかメンバーへ課題を上げて対策を取れる体制を構築します。

工数と日付

一つ一つの工程には必ず期日(納期)があります。また、その工程に必要な工数がありますので、必要工数を見積もり期日から逆算して、実現可能な期日となっているのか確認しておきましょう。

実際にかかる工数と見積りに大きなずれがあると、タスク一つでもプロジェクト全体に大きな影響を与えることがありますので、慎重な確認が必要です。プロジェクトマネージャー以外のサブマネージャーや、もしくは担当者本人が実現可能か確認するようにしましょう。

また、プロジェクトを進行していく中でさまざまな事情により、見積り工数では工程が終了できない場合もあります。工数オーバーは期日遅れに直結するため、この進捗を常に監視することで、早い段階での期日遅れのリスクをキャッチする必要があります。

タスクのゴール

それぞれの工程でのタスクのゴールを設定しておきます。可能であれば定量的に測れる状態にしておくと良いでしょう。最終的な成果を明確にしなければ、業務の進捗度合いの評価が正確に行えません。

「タスクの進捗を何で測るのか」、「何をもって、タスク完了とするか」。この視点が重要になります。

何カ月も、何人ものメンバーが参加するような大きなプロジェクトでは、複数の工程が同時に進行し複雑に絡み合いながら進捗します。ある工程が完了しないと次の工程が始められない場合や、同時進行しなければ成果の出せない工程など、各工程の依存関係や関連性なども記入し、より分かりやすく、誰が見ても理解できるWBSを作成しましょう。

同じプロジェクトは二つとないため、WBSを用いる際にはプロジェクトやチーム構成に合わせた柔軟な構成にすることも重要です。

WBSを導入する際に適したツール

WBSを導入する際にはMicrosoft® Excel®(エクセル)を代表とする、すでに社内で使用している表管理ツールを用いれば無料で運用することができます。しかし大きなプロジェクトのタスクを相互の関連性も考慮しながら柔軟に運用するためには、プロジェクト管理ツールを導入することも有効です。

例えば、WBSの機能やWBSと連動しているスケジュール管理機能がある、プロジェクト管理ツール『Time Krei』(タイムクレイ)を用いると、大きなプロジェクトでも、効率よくWBSを作成し運用することができます。

Time KreiはWBSに登録している工数やスケジュールと、プロジェクトメンバーの個々の情報が連携し表だけでなく円グラフや折れ線グラフで視覚的に表示するため、プロジェクトリーダーのプロジェクト進捗状況の把握が容易にできます。

また、計画変更の履歴管理や、メンバー内の情報交換を行うグループウェア機能を持つなど、プロジェクト管理に必要な機能がパッケージ化されオンライン上使用することができるため、プロジェクト全体の効率化に効果を発揮するでしょう。

WBSツールでストレスフリーに

WBSはプロジェクトを効率的に、且つ速やかに成功に導くために開発された手法・ツールです。

しかしながら、多くの情報を整理するためにもともとの用途ではない表計算ソフトなどでWBS自体を作るのに手間をかけていたのでは意味がありません。

プロジェクトの効率化を狙い、高品質の成果物を生み出すのですから、管理する作業そのものもプロジェクト管理ツールを用いて効果的に、そして効果的に行うことをおすすめします。

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