【新人PM必見】プロジェクトの失敗の原因と成功のポイントを解説
2019/05/28
プロジェクトマネージメント
プロジェクトの成功は、プロジェクトマネージャー（PM）の進行次第で左右されると言っても過言ではありません。
しかし、どんなに計画を練っていても、いざプロジェクトが始まると予定通りに進まない・指示しているがその通りに動かないなど、様々な問題に直面します。
そこで今回はプロジェクトが失敗してしまう原因と、そうならないためのポイントを解説いたします。
そもそもプロジェクトとは？
ビジネスマンなら誰しも、『プロジェクト』という単語は聞いたことがあるでしょう。しかしそもそもプロジェクトの定義についてしっかり理解できているでしょうか。なんとなく技術的な開発案件に使われているイメージが強いかもしれませんが、それだけではありません。基本的な事柄になりますが、まずはプロジェクトの定義について考えてみましょう。
プロジェクトとは「目的と達成すべき目標」と「期限」が決まっている事業をさします。例えば「定例会議」や「コールセンターによる顧客対応」などには実施する目的がありますが、「いつまでに完了する」といった期限が決まっていません。これらは「日常業務」に分類されます。また、プロジェクトは個人ではなく「チームで取り組む」といった特徴も持ち合わせています。
事業規模の大小はありますが、新規サービスの導入や新規事業などがプロジェクトの代表例と言えるでしょう。また社内のみならず社外と協力してプロジェクトを遂行するケースもあります。多くの人の力により期限通りに計画を進める必要があるため、プロジェクトにはマネジメントが必要不可欠なのです。
プロジェクト失敗の原因について
プロジェクトには目的と期限があり、多くの人が関わるという性質上、失敗する要因も多岐に渡ります。ここではプロジェクトが失敗する原因について解説していきます。
しっかり準備をしてスタートさせたつもりでも、いざプロジェクトが始まると様々な予期せぬ問題に直面します。よくあるプロジェクト失敗の原因としては以下のものが挙げられます。
・目的、目標が明確に定まっていない
・予定通りに進まない、進行が遅れる
・プロジェクトメンバーが指示通りに動かない
・取引先の協力を得られていない
・利用しているツールやサービスでトラブルが発生する
・プロジェクトチーム全体のコミュニケーション不足
これらは一例ですが、様々な要因が複合的に絡んでプロジェクトが失敗してしまうケースがあります。また、上記のようなトラブルを100％回避することはまず難しいと言えます。こういった事態が起きたとき、それが失敗へとつながってしまうポイントとしては「トラブルが発生した際に適切なリカバリーができていない」ことが挙げられます。逆に言えば、もし不測の事態が起きても早めに気づき、きっちりとリカバリーできれば失敗せずに済むのです。
プロジェクトの進捗はしっかり全体を見通せる状態にしておかないと、事前にリスクを察知することができず失敗に終わってしまうので注意が必要です。
プロジェクトを成功に導くために押さえるべきポイント4選
ではどのようなポイントを押さえておけば、トラブルを極力回避することでき、プロジェクトを成功させることにつながるのでしょうか。ここではプロジェクトを成功に導くポイントを4点解説します。
やることを明確にする
目的と目標なしに行動していては、時間をかけた割に成果が得られなかったという事態になります。また、目的と目標が定まっていても、それが具体的な行動に落とし込めていなければ、プロジェクトはスムーズに進みません。
目的と目標を明確にしたうえで、それに向かってどのように順序立ててプロジェクトを遂行するのかを明確にしましょう。目標に関しては人によってゴールがばらばらになってしまわないように、定量的に定め目的と合致しているかを全体として確認することが大切です。
現実的なスケジュールを組み計画的に進める
プロジェクトには期限があるので、しっかりとスケジュールを組まなければなりません。スピード感は必要ですが、臨機応変に対応する時間的余裕を持たせておくことも重要です。無理のない範囲で的確な作業時間を見積もることがポイントになってきます。
メンバー間のコミュニケーションを図る
コミュニケーションエラー（相互コミュニケーションの問題を基にしたヒューマンエラー）による失敗は意外と多いもの。コミュニケーションを密に図り、情報を共有したり目的を再認識したりする努力は不可欠です。先に挙げたプロジェクトの目的やスケジュールに関しても事前にしっかりとメンバー全員に共有していることも必須になります。
お互いの考え方を知ったり、情報を共有したり、認識合わせといった事には直接的なコミュニケーションで相手の表情から読み解く情報ももちろん大切ですが、特にビジネスにおいては「言った言わない」など記憶に頼ったやりとりから発生する問題は大きくなりがちですので、タスク管理ツールやビジネスチャットなど、データとして保存したり共有がスムーズなツールを利用してエビデンスを残すのも重要です。
例え社内に限った案件であっても、曖昧に進めてしまうと一つ一つは小さいコトであっても、積もり積もって大きなエラーになることがあります。日頃から対面とデジタルとのコミュニケーションを上手く使い分ける工夫をしましょう。
現在のプロジェクトの状況を把握する
プロジェクトは「企画」や「計画」にも時間がかかりますが、それぞれ成果物を作成して開発がスタートしたらなんとなく安心してしまうこともありますが、そこからがスタートです。きちんと計画通りに進んでいるか、プロジェクトの進捗はもちろんのこと、タスク管理、メンバーの状況など全体を把握出来る状態にしておくことは重要です。
確認すべき事項は多岐に渡り、それぞれに管理表やチェックシートが存在するのでそういったものの更新だけでもそれなりに手間がかかります。中には「面倒だ」と更新が止まってしまうツールも出てくるかも知れません。
プロジェクトをスムーズに推進するためにしていることなのに、それに時間と神経を使っていては本末転倒と言えます。時間を効率的に使い、間違いのない管理をするにはプロジェクト全体を一元管理出来る専用ツールの利用が効果的です。状況把握が密にできているかが、プロジェクトの成功、失敗の明暗を分けると言っても過言ではありません。
プロジェクトの遂行には管理する項目多く一見複雑に見えますが、各工程に応じてしっかりポイントを押さえて行動することで、プロジェクトの成功に近づくことができるでしょう。
プロジェクト管理ツールの利用でプロジェクトを成功へと導く
プロジェクトを成功に導くためには、上記のポイントで挙げたように、適切な計画と管理が必要不可欠になります。しかし、プロジェクトマネージャーになりたてのころや、過去に経験のない分野・条件のプロジェクトを担当する際には、どうしてもタスクの抜け漏れや確認不足などが発生してしまうものです。
そういった細々としたことに無駄な工数を割かないためには、プロジェクトを管理する専用ツールの利用が有効になります。プロジェクトを成功に導くための機能を備えたツールになりますので、フォーマットに従い、必要事項を入力し運用・更新することで最低限のポイントは抑えることができます。
プロジェクト管理ツールは世の中に多々ありますが、中でも国内で開発されている「Time Krei（タイムクレイ）」なら使いやすい機能がわかりやすく組み込まれているのでオススメです。メンバーの日々のスケジュール管理などのグループウェアと、WBSなどのプロジェクト管理が一体となっているので、プロジェクトの進捗状況とメンバーの稼働状況を一目で確認できるのが特長です。
Time Kreiのようなプロジェクト管理ツールを導入することは、ツールを使いながらプロジェクト管理の基礎を学ぶことができるだけでなく、雑多としている管理工数そのものを削減でき、携わるプロジェクトを成功させるための強力なサポートとなるでしょう。
