新人PM必見!プロジェクト管理の効率的な利用のポイント

2019/04/23

プロジェクトマネージメント

プロジェクト管理を考えているイメージ

プロジェクトマネージャー(PM・Project Manager)が、案件の成功に向けてやるべきことは多々あります。最もメインとなるのがプロジェクト管理です。

では、プロジェクト管理はメンバーのスケジュールを管理するスケジュール管理とどこが違うのでしょうか。また、プロジェクト管理をしっかり行うことのメリットにはどんなものがあるでしょうか。本記事では、プロジェクト管理に苦労する点を取り上げ、最適なツールを使う必要性と、様々な悩みを解決して成功に導く方法についてご紹介します。

プロジェクト管理は「スケジュール管理」とは違う!

みなさんはプロジェクト管理と聞いて、どんなことをイメージされるでしょうか。「スケジュール管理にタスク管理が加わったもの」と言うようなあいまいなイメージの方も多く、スケジュール管理との違いについて明確に説明できない方もいらっしゃいます。

プロジェクト管理とは、そのプロジェクトの目標達成のため、円滑に物事を進めることができるよう管理して統制を取ることです。ここで言う目標達成に求められるのは、QCD(品質・コスト・納期)であり、スケジュール管理はこのうち、納期にあたる部分にフォーカスしているものです。

つまりスケジュール管理はあくまでもプロジェクト管理の一部であり、プロジェクトの進行において、それだけでは不十分であることを理解しておく必要があります。
そしてプロジェクト管理の目的をしっかり理解しておかないと、プロジェクトを成功させることは難しいと言えます。QCDを守ってさえいればプロジェクトが成功すると言うわけではありません。プロジェクトは大抵、会社の新商品の開発や基幹システムの開発など、新しい価値を生むための計画であることが多いでしょう。この新しい価値とは、ビジネスモデルの確立であったり、業務改善や生産性の向上であったりと、金銭的・時間的な収益を生むことです。単に定められたことだけを行い、問題なくプロジェクトを終わらせるためだけの管理ですと、新しい価値を生み出すことはできません。

そこで、プロジェクトの根本的な意義・目的を持ちつつプロジェクト管理を行うことで、顧客や依頼者の期待を上回るものを作ることだと理解しておくことが大切です。

プロジェクト管理をしっかり行うことのメリット

プロジェクトの成功を見据えると、顧客や依頼者のことを除外して考えることはできません。

では、顧客は何を持って満足を感じるのでしょうか。単にプロジェクトを納期通りに終わらせることは当然のことであり、期待通りのことをするだけでは真の満足には至りません。例えばシステム開発の場合、顧客は、そのシステムが納品されることがゴールではありません。その後にきちんと運用し、結果として如何に生産性が上がったか、作業効率が上がったかなど、高い価値を生み出すかどうかを評価の基準としていることでしょう。

QCDはプロジェクト管理によって押さえるべきポイントであることは間違いありませんが、それで手一杯にせず、余裕を持ったプロジェクト管理をすることで顧客が求める以上の新たな価値を提供したり、顧客の要求に対してタイムリーでオリジナリティあふれるサービスを提示できることが本来のメリットであると言えます。

昨今、顧客やユーザーの要望は多様化しており、はじめから予算やスケジュールに余裕があることはほんどないでしょう。そういった背景の中で、プロジェクトを請け負う競合企業も多くなり、提供する価値を向上しないと収益をあげ続けることは難しい状況にあります。

それでも、広い視野で見てみると、プロジェクトには余分な工程や作業の無駄を発見できることが多いものです。そしてこれは、しっかりとしたプロジェクト管理をおこなっているからこそ見えてくるものです。つまり適切なプロジェクト管理の必要性は、限られた予算や時間の中で成果物の価値を最大限向上するためにあると言えます。

プロジェクト管理をする際に苦労する点

プロジェクト管理においてプロジェクトマネージャーの苦労は多種多様ですが、よくあるケースとして次のような3つの問題が挙げられます。

まず1つは、部下の業務予定や実績をリアルタイムで把握したり分析することが難しいと言う点です。よくスケジュールの管理などで使われているグループウェアを見てみますと、大抵の場合、会議の予定や外出予定など必要最低限の稼働がわかる程度で、そのほかは空き時間のように見えてしまいます。ですが実際は作業方法を考えたり、細かい実作業を行っている時間が多く、空き時間とみなされて突発的に仕事を振られてしまうと、予期せぬ遅延が発生したり、本人のモチベーションにも影響する場合があります。また、複数のプロジェクトを同時に進行している場合、どのタスクがどのプロジェクトに紐づいているかがわからず、正しい実績を把握することができません。
2つ目に、全社の業務コストを見たい時に、すぐに算出できないという点があります。プロジェクト管理に大切なQCDの一つであるコストですが、エクセルなどで手動で計算しているケースが見られます。そのような方法では時間もかかりますし、担当者によって算出方法にずれが生じ、全体を俯瞰的に見ると言うプロジェクトマネージャーの視点が阻害されかねません。

最後は、従業員の管理において、グループウェアとプロジェクト管理ソフトで二重の運用が発生している場合があることです。情報が複数のシステムに分散していることで、一覧性が損なわれ、管理に倍の時間が掛かってしまうことになるのです。また管理者側だけでなく、利用者側も同じ内容を複数のシステムに入力する必要があるため、無駄な時間が増えますし、入力のミスなどが発生するリスクがあるでしょう。

一元管理できるツールを使えばプロジェクト管理が楽になる!

プロジェクト管理は、しっかり行うことで顧客が満足できる製品を生み出せる可能性が高くなる一方、管理方法が難しい点も多く、サポートしてくれる有効なツールが見つからず、苦労している方も少なくないようです。そのような方にお勧めなのが、プロジェクト管理ツール「Time Krei(タイムクレイ)」です。

Time Kreiは、グループウェアとプロジェクト管理ツールが1つのツールにまとまっているので、二重管理にならず効率的にプロジェクトや従業員の管理が出来る上に、プロジェクトの可視化や従業員の業務の見える化がリアルタイムで実現できます。

また、プロジェクトでは作業が特定の人に集中してしまい、知らないうちにそこから綻びが生じることがあるものですが、Time Kreiを見れば、予定されている業務量をプロジェクトの内外問わず、把握することができるため、業務分散やトラブル発生時のリカバリーも迅速に判断することができるのです。また、採算の合わない業務を洗い出して適切な作業者に渡すなどし、コスト削減にも貢献できます。

全社統一ソフトとして情報を一カ所に集約することは、、管理の手間もランニングコストも減らせることになります。さらにグループウェアはパソコンだけでなく、スマートフォンでも利用できますから、移動中、外出先でなども使用することができ、利用シーンの面でも融通性があると言えるでしょう。

プロジェクト管理はその目的を理解し、しっかりと管理をする必要性を認識しておくことは大切なことです。なぜなら、適切なプロジェクト管理は、新しい価値を生み出すベースとなり、余分な作業や予算の削減につながるからです。

また、的確なプロジェクト管理にはそれ相応のツールが必要だと理解いただけたと思います。プロジェクト管理ツールTime Kreiは、プロジェクトを一元管理し、広い視点で考えるのに役立つ武器となってくれることでしょう。

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