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活用できる場面から見る、ガントチャートのメリットとは。

2019/04/18

プロジェクトマネージメント

ガントチャートを活用するするイメージ

プロジェクト管理に使われる用語で、ガントチャート(Gantt chart)と呼ばれるものがあります。あまり耳にしたことがない方も多いのではないでしょうか。仕事をしているときに、上司からいきなりガントチャートを作成するように命じられても、どうしていいかわかりませんよね。

プロジェクトを進める上では、プロジェクトメンバー間の進捗共有が不可欠です。そこで役立つのがガントチャートです。ガントチャートの役割やメリットを紹介していきます。

ガントチャートとは何か

ガントチャートとは、作業工程毎に「誰が」「いつ」「何をするか」を可視化したチャート図のことです。プロジェクトは、原則複数名で進行していくものであり、「いま誰がどの工程を進めているか?」など進捗状況の可視化・共有が成されていなければさまざまな問題が生じます。

ガントチャートには全体のスケジュールだけでなく、プロジェクトメンバーごとに割り当てられた工程や所要日数、開始のタイミングや終了予定日まで細かに記載されます。そのため、情報の共有が漏れていたために発生する「作業者しか進捗を把握していない」「あるタスクが遅延する場合の影響範囲がわからない」といった進行上のミスディレクションを防ぐことに大きく役立ちます。

では、具体的にどのような役割を果たすのでしょうか。ガントチャートは管理項目名や担当者、開始日、完了日や作業内容など項目別に詳細に記述します。複雑にタスクが絡み合うプロジェクトの進行においては、できる限りシンプルになるように具体化と抽象化を図りながら、視覚的に全体像をイメージできるようにMECE(漏れなく重複なく)で、かつ一覧にすることが大切です。あらゆる作業においてのリスクなどを細かに洗い出すことで、プロジェクト全体が遅れることを回避することが可能となります。

ガントチャートは、情報の共有にも活用できます。実際にプロジェクトを進めていくと、予期せぬトラブルが起こることもあるでしょう。しかしガントチャートを作成することで、プロジェクトに関わるメンバー全員が情報を共有することができ、万が一のトラブルにも即座に対応できるようになるのです。たとえある作業に遅れがでたとしても、それに影響される別のタスクがわかりやすく、作業予定の移動・短縮などそれぞれのタスクで細かなスケジュール調整を行うことが可能です。遅延による悪影響を最小限に抑えることができるのです。

プロジェクトを進めていくにあたり、必要とされるタスクをすべて洗い出し、工数や現在の状況を誰が見てもわかるように可視化してメンバー全員で共有することがガントチャートが果たす役割であり、プロジェクト管理の観点において必須となるものなのです。

ガントチャートを使うことのメリット

ガントチャートを活用するメリットは、具体的にどのようなものなのでしょうか。まず一つ目は、プロジェクトを計画する段階において、計画が妥当かどうかを確認できることです。

ガントチャートを使って担当者や作業工程の数、作業の順番やスケジュールを割り当てることで、それぞれの担当者の工程数が実行可能か、作業工程の順番が適切かマイルストーン(milestone・プロジェクト上の重要な節目)に間に合うのかなどの検証を漏れなく、確実に行うことが可能となります。

二つ目のメリットは、プロジェクトを始める時点でメンバーがすべての工程やスケジュールを共有できることです。これにより、各メンバーがプロジェクトの全体像を意識した上で、各々の作業に当たることができます。
ガントチャートは、作業工程ごとにスケジュールや工程の数、担当者がすぐにわかるようになっています。プロジェクトの管理者は、チャートを活用してさまざまな情報を、簡単にメンバーに知らせることができるのです。

三つ目のメリットは、プロジェクトが始まった後でも進捗状況が可視化できることにあります。
プロジェクトを企画する時点から、開始後まで活用できるガントチャートは、日々のプロジェクトの進捗管理にとても役に立ちます。

各タスクをガントチャートの工程表に沿って確認をすることで、可視化された進捗状況を確認できるため、計画から外れている場合にすぐに軌道修正できるのです。

このようにプロジェクトにおける各段階でガントチャートを活用することで、進捗管理を行いながらスケジュールの可視化と共有が楽にできるようになります。最近ではスプレッドシートやプロジェクトマネージメントのためのアプリやソフトでも、チャートを簡単にもしくは自動的に作成できる機能が含まれていますし、ガントチャート作成のための専用ツールも増えてきています。

ガントチャートの作り方

ガントチャートを作成するには、まずプロジェクトを構成する大まかな要素(デザイン、開発、テストなど)を洗い出し、その要素ごとに生じるタスクを時系列に並べていきます。作業を洗い出すといっても、一つの作業範囲が大きすぎると工数やスケジュールなどの詳細を算出することができないので、作業を構造化して洗い出し、一つの作業の工程数がわかるまで細分化していきます。それぞれにおいてMECEになっているかが重要で、最後は担当者欄に一人入れればよいぐらいにブレイクダウンしていくことが重要です。

その後、一つ一つのタスクに作業工程数を割り振ります。入れられるのであれば、担当者(各行1名)も入れておきましょう。

工程数はプロジェクトマネージャー(PM)とプロジェクトメンバー全員で、認識を共有することが大切です。特にその工程を実施する作業を行うメンバーには、必ず「その工程で実行可能か」を確認してもらう必要があります。PMのみで算出を行っても、実際に作業を行うメンバーとの認識がずれていれば、結果遅延が発生してプロジェクトの進捗に支障を与えるからです。

洗い出しが終わったら、作業の順序を設定していきます。作業の工数とタスク間の依存関係を図で表すクリティカルパス法を使うと、最適な順序の算出が可能です。洗い出しが終わった作業をもとにして、依存関係にある作業を結び付けて工数の記入を行います。クリティカルパス法は、依存関係と必要な工数を明確にできるため、作業順序の効率的な設定と構造化に役立つ手法です。

実行する順序が設定できたら、カレンダーに沿って作業日程の割り振りをしていきます。プロジェクトの立ち上げ時には、作業工数も日程も決まっていますが、それぞれの作業が期日通りに終わるよう日程を割り振っても、その時点になればリソースが足りないことも想定できます。あらかじめそのような事態の危険回避を可能にするように、対応策は考えておかなければなりません。ガントチャートを作成する過程においては、工数やスケジュールの不備をしっかりと確認することも重要です。

意外と多い単純なミスとしては、カレンダーが連動していないガントチャートを使用したため祝日が作業可能日に設定されていて、丸1日工数が足りなくなることにプロジェクト開始後に気づいた、などです。日程を設定する場合は、休祝日や個人のスケジュールなど「作業時間が確保できるか」という観点で確認しておくと良いでしょう。

進捗状況の振り返りのために、マイルストーンの設定も必要になります。関係者への報告を行う時期や、成果物の完成など、「ここが遅れたら影響が大きい」と思われる区切りで設定して進捗を振り返れば、リスクを未然に防ぐことにもつながるでしょう。

ガントチャートが活用出来る場面

事前に納期や人員(リソース)、作業項目と項目あたりの必要工数を洗い出しておかなければなりませんが、基本的にガントチャートは様々な場面で活用することができます。

よくあるシーンでいえば、会社内の何かしらのプロジェクト(開発やイベントなど)でガントチャートを作成すれば、関係者の作業割り当てがわかり、かつ今日現在までの進捗など「スケジュール通りに進んでいるか」が確認できます。

身近なところでは、プライベートの旅行や結婚式などの複数人で進めるイベントの準備などでもガントチャートは有効です。
「いつまでに誰が何をするのか」をスケジュールに落とし込んで進行管理できることで、工数や見積もりが明確になり、「やっていなかった」「誰に振られているタスクかわからなかった」「間に合わない」といった最悪の事態は防げるでしょう。

また、いきなりガントチャートに入る前に、WBSと呼ばれる作業の分解図の作成から始めるとプロジェクト開始後に頓挫するリスクを減らすことができます。

WBSとは「作業分解構成図」のことで、その名の通りタスクを細かい作業に分解していくためのドキュメントになります。プロジェクトメンバーの全員がやるべきことをわかっていれば問題ないですが、そうではない場面も多々あり、進行中に予期せぬトラブルが発生することもありますので、WBSはプロジェクトを進行する上で必須と言えます。

プロジェクト管理をする上で、必須のガントチャートの作成ですが、慣れていないと作るのに時間もかかり、修正するのも大変で、結果放置してしまい役に立たなかったという話もよく聞きます。

最近では初心者向けのガントチャートやWBSを作成・管理するツールや無料アプリ、共有もカンタンなクラウドで管理できるツールも多数あります。その中でもクラウド上でグループウェア機能・プロジェクト管理機能・ワークフロー機能を一つのシステムとして集約できる「Time Krei(タイムクレイ)」は、すべての情報を素早く共有し現場の業務管理ツールを全社で統一化できます。

データの二重登録が無くなり、一定の水準で標準化された情報管理や運営を行えるため、作業効率化を図ることができるというメリットがあります。もちろんガントチャートやWBSなど、プロジェクト管理において必要となる機能も網羅されていますので、トライアル版のお試しを検討されてはいかがでしょうか。

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