ぜひ取り入れたい! 工程管理表を作ってプロジェクトをスムーズに遂行する方法
2019/03/19
プロジェクトマネージメント
製品開発やソフトウェア開発など、何らかのプロジェクトに関わったことがある方は、工程管理という言葉を聞いたことがあるかもしれません。
プロジェクトの開始時にいくら緻密な計画を立てても、計画通りに進捗していなければ意味がありません。そのために必要となるのが工程管理です。そもそも工程とは何なのでしょうか。また、工程管理を行うことでどんなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、工程管理表を使って工程管理を行う方法を解説します。また、なぜそれが生産性を高めるために必要なのか、理由も合わせてご説明します。
工程とは？
工程とは、製造や開発の業界で使われる言葉です。作業の内容とその順序を意味します。
例えば製造業なら、設計、部品調達、組み立てという順序があり、システム開発なら、要件定義、仕様設計、デザイン、開発という順序があります。ある物を生み出すには、決められた作業と正しい順序が存在します。これが工程です。
工程管理とは？
工程管理とは、納期厳守、品質維持の前提に沿って工程が進められるよう管理することです。その上で、更に生産性を高めたり、コスト削減や生産期間の短縮を図っていくことも工程管理に含まれます。どの手順で作業を行えば効率的かなど、生産性を高める工夫が求められます。
誰がいつ何をすべきかを、順序立てて整理した工程表があると、進捗管理が容易になり生産性を高めることが出来ます。
工程管理の種類
工程管理は、タスク管理と進捗管理の二つに分けて考えることが出来ます。
タスク管理は、今あるタスクは何か、優先順位はどれかが確認でき、今すべきことが終わっているか、終わっていないかのステータスで管理します。まず個別のタスクを洗い出して整理します。一覧表などにまとめ、開始日、終了日、担当者も分かるようにしておきます。個々のタスクのステータス（未着手、進行中、完了など）を管理します。
進捗管理は、業務の達成度を評価します。目標への到達度を、%など数値で定量的に表せるもので管理します。進捗管理の際は、各工程が何を持って達成（100％）するのかの指標も明確にしておく必要があります。例えば、「10ページ分の作業のうち3ページが終わっていれば30%とする」などです。工程を数値化するのはやや手間ですが、数値化して管理することで、残作業の工数を予測したり、スケジュール内で全工程が完了するかを判断出来るなど、工程管理の上で重要になります。
工程管理の流れは、まず全体の工程が予定通りに進んでいるかをチェックします。事前に作成した工程管理表を見て現時点で作業がどこまで進んでいる必要があるのか確認し、現在の実績と比較します。遅れが発生している場合は原因を調べ、原因に応じて対策を取ります。
次に管理工程表を使って具体的に工程管理を行う方法を説明します。
効率的な工程管理表の作成方法
工程管理表は、工程や作業スケジュールを記入し、進捗を確認するために使用する表です。作成には紙面、Microsoft® Excel®、Google スプレッドシート、プロジェクト管理ツールなど様々な方法があります。
必要な項目
いずれの方法を用いるにしても、工程管理表を作るにあたって必要な項目がいくつかあります。
- 作業内容
- 各工程の作業内容一覧です。作業者が見たときに、何をすればいいのか分かるようにしておきます。
- スケジュール
- その工程の所要期間を書いておきます。開始日と終了日も入れられる場合は、入れておきましょう。休日や、担当者が作業できない日などを予め考慮して、期間を設定することがポイントです。
- ステータス
- 未着手、進行中、完了などの、その工程の状態を記入するようにします。何らかの進捗があれば、都度アップデートする必要があります。
- 担当者
- その工程を誰が担当しているか記入しておきます。誰もやっていなかった、という状況を防ぐことが出来ます。
- ガントチャート
- 工程表にはガントチャートがあると、より分かりやすくなります。ガントチャートとは、横軸にタイムラインを引き、その上に各工程の作業期間を図で記したものです。
工程管理表の運用
工程管理表は、チームで運用をしていくことが重要です。大規模なプロジェクトになれば、複数の部署が異なる工程を担当することもあり、管理者一人が工程管理表の運用・更新を確実に行うのが難しくなるからです。
プロジェクトチームで一つの工程管理表を共有し、メンバーは工程管理表を見て自分の担当箇所を作業します。ステータスのアップデートの方法はいくつかあり、作業した担当者が変更し、変更した箇所について担当部署のリーダーが確認したり、または担当部署の代表が、都度確認しつつステータスを更新するようにします。
アップデートを怠ってしまうと進捗を確認したいときに確認出来なくなり、遅れが発生した際に原因となったポイントを突き止めるのに時間がかかってしまうため、注意が必要です。週ごとの定例で全体確認をする、ステータスが〇〇になったらプロジェクトリーダーに確認を依頼するなど、プロジェクトチームに合った確認・更新方法とタイミングを事前にすり合わせておくことも必須と言えるでしょう。
プロジェクト管理ツールで工夫を
工程表の作成と運用には使い慣れたMicrosoft® Excel®などの表計算ソフトを使うことが多いかもしれませんが、期間が長かったり、工程やステークホルダーが多い場合、行数や期日の変更を加えるのが難しくミスが発生しやすくなります。
そんなときは効率的に工程管理表を作成・運用できる『Time Krei』（タイムクレイ）などのツールを導入することがお勧めです。
工程管理表は、納期厳守、品質維持の前提に沿って工程が進められるよう管理し、更に生産性を高めたり、コスト削減や生産期間の短縮を図っていくために必要なツールです。正しくプロジェクトを進めて行くには、細やかに、そして正確に作成して更新をし続ける必要があります。プロジェクトの序盤中の序盤と言える工程管理表の作成に時間を取られてはいられません。
タイムクレイなどの専用ツールを使い、効率的な運用・管理が実現出来るように工夫をしてみてください。
