業務効率向上のために把握すべきプロジェクト管理ツールの選び方とは？

様々なプロジェクトを進める上で、プロジェクトマネージャーによる進捗管理はプロジェクト成功の可否に大きく影響を与えます。手軽にはじめられるMicrosoft® Excel®（エクセル）や課題管理ツールに付属している程度のガントチャートでの進捗管理では、対応できる規模や精度に自ずと限界が見えてきます。また、作成する担当者によって書き方や情報量にバラつきが出てしまうでしょう。

そこで昨今多くの企業が導入しているのが、プロジェクト管理ツールです。今回は様々なプロジェクトを抱える企業や組織が採用しているプロジェクト管理ツールについて、その概要や選び方を解説します。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの達成に向けて進捗状況を見える化し、情報を集約化して関係者で共有し、計画の進捗に応じて、素早い対策を打ちやすくするための統合的なマネジメントツールです。

具体的には、プロジェクト達成までの各工程をタスクごとに分解し、目標、方法、責任者、期限などを管理する機能を備えたアプリケーションソフトです。

従来はエクセルなどの表計算ソフトなどを用いて、工程表やスケジュール表を作成し管理することが一般的でしたが、精度の面だけでなく、リアルタイムでの情報更新や情報の共有化が不十分、作成に手間がかかるなどの課題が多くありました。

現在多くの企業で採用されているプロジェクト管理ツールは、ネットワークに接続しクラウドで利用ができ、アカウントの権限設定をすることで、プロジェクトメンバー間の情報の共有化や更新が容易に可能です。プロジェクト管理に必須のWBSやガントチャートの機能を使い易いテンプレートと共に実装しているため、簡単に進捗状況の可視化が実現できます。

また、掲示板や書類回覧のワークフローなども組み込み、組織運営を一元化できるツールもあります。

プロジェクト管理ははあくまでもスムーズにプロジェクトを進行させるために行うものですから、管理そのものに手間をかけるのでは本末転倒です。エクセルで手作りするよりも専用のツールで工数を掛けずに、確実に運用する方が、最終的には効率的で良い結果を生むことでしょう。

では、次にこのようなツールが実際に採用されるケースについてご紹介します。

プロジェクト管理ツールの利用ケース

プロジェクト管理ツールには多機能なものが多く、さまざまな職種や業種、案件のプロジェクトに合わせてカスタマイズが可能です。実際に運用されるケースとしては次のようなものが有ります。

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールを選定する際には、管理するプロジェクトの規模、量、構成やそこで何を管理したいのかを事前に確認することが重要です。必要とする機能や実現したい項目を書きだした上で次のような点に注意しましょう。

自社に合ったツールを選択しよう

プロジェクト管理ツールで業務効率を高めるためには、様々なプロジェクト管理ツールがあるなかで、自社に合ったツールを選択することが大切です。

プロジェクト管理の効率化を図り、スムーズに予実管理や課題発見をするのであれば、多くの職種・業態で採用されている『Time Krei』（タイムクレイ）はおすすめのアプリケーションのひとつです。

プロジェクト管理で必要不可欠なWBSやガントチャートを用いたスケジュール進捗の可視化のほかにも、スケジューラーや掲示板など、情報共有を進めるグループウェアの機能が含まれ、多彩な機能を直感的に操作することに優れています。

また、オプションでワークフロー機能を実装することができ、プロジェクト管理における必要機能と業務ツールとしての基本機能を兼ね揃え、タイムクレイひとつで一元管理できることが大きな特長です。

プロジェクト全体の最適化を進め、効率の最大化を図る上で重要な、プロジェクト管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。