スケジュールはどう管理する？業務環境に応じた選択とは

プロジェクトマネージャーにとって、プロジェクトを効率よく推進し、予定通りの成果を得るためにはスケジュール管理は大変重要で、そして難しい作業でもあります。

少しでも確実に、そして工数をかけずに作業するために表管理ソフトやスケジュール管理ツールを使う人も多いでしょう。しかし、このツールの選択を間違えてしまうと、管理している内容に見落としが発生したり、むしろ管理に時間がかかってしまって逆に作業の効率を落してしまう原因ともなりかねません。

そこで今回は、作業の効率化を図るスケジュール管理ツールについて様々な角度から考察したいと思います。

スケジュール管理ツールの必要性

一つのプロジェクトを詳細に分析すると、多くのタスクが有機的に絡み合って日々進捗していくことが判ります。

実現可能なスケジュールを組むためには、タスクAはタスクBの結果を受けて開始され、タスクBはタスクCと平行して進捗しなければならないなど、複雑なタスク同士の関連や重要度・優先順位を考慮しなければなりません。同時にそれぞれのタスクの担当者と紐づけを行い、実行可能な工数となるように調整することも必要です。

このような複雑な作業を随時管理するためには、スケジューリングそのものを効率化出来る管理ツールを用いなければ進捗管理や課題の発見などが困難となります。

また、プロジェクトマネージャーによっては複数のプロジェクトの同時推進も少なくはなく、多くの細分化されたタスクの進捗確認、多岐にわたる業務領域への対応など、プロジェクトマネージメントを行う上で、スケジュールの作成・決定の実施には考慮しなければならない要素が多くあります。
そこで、ある程度自動化して効率的に更新ができ、かつ誰にでも見やすい、スケジュール管理ツールを利用します。
しかしながら、プロジェクトを効率よく推進するためのスケジュール管理に手間をかけてしまっていては本末転倒と言わざるをえません。是非、スケジュール管理ツールを上手に活用して、業務効率を向上させましょう。

Microsoft® Excel®でスケジュール管理を行う場合

スケジュール管理を、Microsoft® Excel®（エクセル）で行うプロジェクトマネージャーも少なくはありません。大抵のビジネス用のパソコンにインストールされていますし、特に開発系のメンバーには馴染み深く使いやすいソフトと言えます。
しかし、専用ソフトでは無いためいくつか注意点が有ります。もっとも気を使いたいのは、複数のメンバーが情報の共有化を適宜行えるよう、運用方法をきちんと考えておくことです。

プロジェクトのスケジュール管理を行う際には、チームのメンバー間で情報を共有し、全体の歩調を合わせることが重要です。どのタスクが遅れているのか、誰に負担がかかりすぎているのかを判断するのも重要なプロジェクトマネージメントの要素です。見つけた課題を解決すべく、そのタスクに工数を投入したり優先順位を変更したりと、全体のバランスを合わせて進捗をコントロールする必要もあるでしょう。

エクセルは、表計算ソフトであり業務管理の専用ソフトでは無いため、情報の同期化やリアルタイム性を維持する機能が含まれていません。また、アプリケーションとしての自由度が高い分、スケジュール表のデザインを自分でしたり、自動化をするための関数を設定する必要があるなど、自分たちでカスタマイズしなければ使いやすくはなりません。

スケジュール管理の専用ツールであれば、既に用意され用途に特化したフォーマットや、あると便利な専用の機能が充実しているため、エクセルのデザインや設定といった手間を省いてスケジュール管理のメリットのみを享受することが出来ます。

クラウド型のスケジュール管理ツールとは

共有することが重要なスケジュール管理ツールはクラウド型アプリケーションが最適と言えます。クラウド型のスケジュール管理ツールには次のような特長があります。

• データの同期が容易で、リアルタイム性が確保されており、データの先祖返りなどが防げる
• 情報の共有が容易でオンラインで使えるようにすれば、あらゆる場所で閲覧することが出来る
• データはクラウド上に存在するため、不用意なデータ削除が防げる・処理はクラウドで行うため、端末を選ばない

これらの特長は作業の効率化に高い効果を発揮します。

また、スケジュール管理とタスク管理は同時に行うことが重要であり、この二つの機能を併せ持ったアプリケーションを導入することで、プロジェクトマネージメントの効率を大幅に改善することが出来るでしょう。

このような目的に特におすすめなツールが『Time Krei』（タイムクレイ）です。

タイムクレイで作業効率を大幅アップ

タイムクレイは、スケジュールとタスクの管理が両方可能なマネジメントツールとして多くの企業での採用実績があるスケジュール＆プロジェクト管理ツールです。

タイムクレイは多種多様な業務フローに対応したプロジェクトマネジメントツールであり、WBS（Work Breakdown Structure=プロジェクトのタスクを出来るだけ細分化し、それぞれを担当者の作業に落とした構成図）や週報、書類管理などプロジェクト全体の効率を上げるためのツールとグループウェア機能を兼ね備えています。
タイムクレイがあれば、クラウドを活用し情報共有や現在の状況を確実に把握し、業務全体の効率を上げられることでしょう。

プロジェクト管理を担当される方は、業務改善の効果的なツールとして導入を検討してみてはいかがでしょうか。