プロジェクト管理ツールの基礎知識

プロジェクトマネージャーとしての心得 2

プロジェクトマネージャーとしての心得、心構えとしては、リスクはもちろん把握した上で、失敗を恐れずチャレンジすることが一番重要ですが、その他のプロジェクト遂行の上での管理能力は多岐にわたります。対象となるプロジェクトの成功には、プロジェクトマネージャーの心構えはもとより、その管理資質、能力にかかっているといっても過言ではありません。プロジェクト管理を行う上で、プロジェクトマネージャーには様々なスキルが求められます。

1. プロジェクト管理を行う上でのマネジメントスキル
これは、プロジェクトプラン作成、総合的な管理能力のことを指します。
2. 一般的なビジネススキル
予算や人員の管理、顧客との契約や進行、タスク等の管理のことを指します。
3. 対象プロジェクト業種把握や技術的理解、知識におけるスキル
プロジェクトにおける成果物や製品情報の把握、各種タスク実施における技術的な理解、業種やマーケットの知識力のことを指します。
4. プロジェクトメンバーや顧客とのコミュニケーションスキル
自社他社問わずプロジェクトメンバーとのコミュニケーションを図ったり、顧客との交渉や説得などを行う上でのコミュニケーション能力のことを指します。
5. プロジェクト遂行におけるリーダーシップスキル
対象プロジェクトを滞りなく進める上での決断(意思決定)能力や、リーダーとしてプロジェクトを管理、指揮する能力のことを指します。

プロジェクト上手くいかないプロジェクトマネージャーは、プロジェクト業務をスムーズに運営・進行していく上で、全く畑の違うメンバーや様々な考えを持つメンバーの意見を集約し、モチベーションを下げることなく束ねていく必要があります。時にはメンバー同士対立したり、進行が上手くいかないことも出てきます。どんな状況になってもプロジェクトマネージャーは常に冷静に周りを見渡し、プロジェクト成功に向けた最善案を考えなければなりません。失敗を恐れずチャレンジすることは前述しましたが、それ以外で心得として押さえておくべきポイントを以下4つまとめてみました。

計画性を持ったプロジェクト管理を目指す

プロジェクト上手くいかないプロジェクトの立ち上げに際し、プランを作成する段階で、顧客からの納期が厳しいようなプロジェクトの場合、納期ばかりに目が行き、工数を少なくスケジュールをタイトに考える傾向があります。ただ、プロジェクト期間中には、対象プロジェクト以外の予期せぬ他の作業が発生したり、プロジェクトの進行を妨げる事案や要因が発生することも多々あります。プロジェクトマネージャーは、それら要因もリスクとして考え、他の案件も意識したプランの作成、スケジュール管理を行う必要があります。
また、これはプロジェクトマネージャー自信の他の案件であれば把握はできますが、プロジェクトメンバー全ての状況を把握することは容易ではありません。全体の状況を把握するには、やはりプロジェクトメンバー全員で検討する必要があります。他の案件が出てきていないか、時間がかかっているタスク・作業はあるか、これらを全体で把握することで、優先事項をどうつけるか、時間の短縮は可能か、人員を増やせるか等々の対策にもつなげやすくなるのです。プロジェクトメンバー全員で考える事で、多くのメンバーが納得するやり方を共有でき、また、メンバー全員の決意を固める事に繋がります。その意味でも計画性を持ったプロジェクト管理と対策は常に念頭においておきましょう。

問題解決はスピードが肝心

プロジェクト管理を行う上で、問題点(リスク)は常につきものです。この問題点(リスク)は、メンバーによるちょっとしたミスから、プロジェクトの根幹に関わるものまで様々です。
ただ、プロジェクトの根幹に関わるような大きな問題(リスク)は、基本的には小さなミスの積み重ねが影響していることが多くなります。

プロジェクトメンバーが作業の1つの意味が分からず、質問もせず放置。→その作業が行われないことで、次の作業に取り掛かれない。→スケジュールが遅れる。→納期が遅れる。
このようなことはよくある問題の1つです。
ちょっとしたミスを無くすことは難しいですが、それをそのままにしておくと大問題に発展することにもなりかねません。タスク管理、スケジュール管理をしっかり行うことで、問題点は早期発見、早期解決を目指すことが重要です。