プロジェクト管理ツールの基礎知識

プロジェクト管理の必要性(重要性)

プロジェクトを遂行していく上で(プロジェクト管理を行う上で)、こんなこと(こんな失敗)はありませんか?

プロジェクトの納期がスケジュール的に間に合わない。納期に見合った計画が出来ていない。
プロジェクトの仕様変更により予算が足りない。
プロジェクト内容がチーム内で把握・共有できていない。プロジェクトに関する指示や報告はすべてメールでやり取りしている。プロジェクトの目的やメンバーの役割、意義について、メンバーと話し合ったことがない。
報告書がチームによってバラバラ。対象プロジェクトにおける要件定義の内容確認、チェックは、すべてメンバーに一任している。
小さな問題をプロジェクトマネージャーが把握しておらず、大きな問題になった際に初めて気づく。システムが抱える技術的な問題など、詳細を明確に把握していない。顧客からの質問に答えられない。
対象プロジェクトに関して、顧客や上司の言うことは、すべて聞き入れる。

プロジェクトにおける失敗事例

これらのプロジェクトにおける失敗事例は、大別すると以下に分けられます。

1. プロジェクトの定義の不適切さとプランニングの曖昧さ
2. スコープ管理(プロジェクトの目標や施策作業の範囲、成果・納品物の定義化)の甘さ
3. プロジェクトにおける計画管理の甘さ
4. プロジェクトメンバーとのコミュニケーションの少なさ
5. プロジェクトにおける品質管理の欠如

プロジェクト

上記のような失敗事例を増やさないためにも、プロジェクト管理は非常に重要です。
プロジェクトを成功に導くためには、「プロジェクトを事前にしっかりと定義すること」「そして計画性をもって実行すること」が必要です。
プロジェクトを事前に定義するには、施策や作業を行う前に、事前にプロジェクトメンバーと話し合いの場を持ち、対象となるプロジェクトの目標や意義、予算やスケジュール、問題点等のリスクを把握しておくことが大事となり、プロジェクト全体の人員や工数、労力等を踏まえ計画性を持って実行する必要があります。
プロジェクト及びプロジェクト管理において一番やってはいけない失敗は、1.の「プロジェクトの定義の不適切さとプランニングの曖昧さ」によるものです。
対象となるプロジェクトの計画の際に、「プロジェクトの仕様」、「目標」「意義」「スケジュール」、「コスト」、「品質」、「メンバー体制」、「メンバーとのコミュニケーション方法」、「リスク」などを明確化して進めていけば、仮にプロジェクト管理中に多少の問題が起こっても、適切な行動(アクション)を取ることができます。事前の確認というのが一番重要なのです。

その上で、対象プロジェクトにおける計画がいかに立派であっても、その後の施策・作業の実施状況が伴わなければ、目標達成には結び付きません。
プロジェクトマネージャー(プロジェクト管理者)はじめ、計画に見合った進捗状況を常に確認し、リスクや問題を見極めるとともに、予算やスケジュールに合わせ改善を加えていく必要もあります。
また、もちろんプロジェクトを管理する上で、メンバーとのコミュニケーションを図ることも重要です。プロジェクトメンバーとのコミュニケーションを高めることで、スケジュールに合わせ円滑な遂行に繋げられるだけでなく、顧客への成果・納品物のクオリティ(品質)を高めることにも繋がります。

対象となるプロジェクトの定義がズレていたり、プロジェクトメンバーの中できっちり共有できていないと、間違った施策・作業や、顧客が求める内容と違ったまったく意味の無い施策・作業をしていることも起こりえます。小さな問題で気づけばまだしも、最悪の場合、プロジェクトの終わりがけや、成果・納品の段階で一からやり直し、なんてことにもなりかねません。
前段のようなプロジェクト遂行における問題を起こさせないためにも、プロジェクトの定義化と計画性を持ったプロジェクトの管理を目指しましょう。