業務効率向上のために把握すべきプロジェクト管理ツールの選び方とは?

2019/02/28

プロジェクトマネージメント

プロジェクト管理ツール

様々な機能を集約するイメージ

様々なプロジェクトを進める上で、プロジェクトマネージャーによる進捗管理はプロジェクト成功の可否に大きく影響を与えます。手軽にはじめられるMicrosoft® Excel®(エクセル)や課題管理ツールに付属している程度のガントチャートでの進捗管理では、対応できる規模や精度に自ずと限界が見えてきます。また、作成する担当者によって書き方や情報量にバラつきが出てしまうでしょう。

そこで昨今多くの企業が導入しているのが、プロジェクト管理ツールです。今回は様々なプロジェクトを抱える企業や組織が採用しているプロジェクト管理ツールについて、その概要や選び方を解説します。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの達成に向けて進捗状況を見える化し、情報を集約化して関係者で共有し、計画の進捗に応じて、素早い対策を打ちやすくするための統合的なマネジメントツールです。

具体的には、プロジェクト達成までの各工程をタスクごとに分解し、目標、方法、責任者、期限などを管理する機能を備えたアプリケーションソフトです。

従来はエクセルなどの表計算ソフトなどを用いて、工程表やスケジュール表を作成し管理することが一般的でしたが、精度の面だけでなく、リアルタイムでの情報更新や情報の共有化が不十分、作成に手間がかかるなどの課題が多くありました。

現在多くの企業で採用されているプロジェクト管理ツールは、ネットワークに接続しクラウドで利用ができ、アカウントの権限設定をすることで、プロジェクトメンバー間の情報の共有化や更新が容易に可能です。プロジェクト管理に必須のWBSやガントチャートの機能を使い易いテンプレートと共に実装しているため、簡単に進捗状況の可視化が実現できます。

また、掲示板や書類回覧のワークフローなども組み込み、組織運営を一元化できるツールもあります。

プロジェクト管理ははあくまでもスムーズにプロジェクトを進行させるために行うものですから、管理そのものに手間をかけるのでは本末転倒です。エクセルで手作りするよりも専用のツールで工数を掛けずに、確実に運用する方が、最終的には効率的で良い結果を生むことでしょう。

では、次にこのようなツールが実際に採用されるケースについてご紹介します。

プロジェクト管理ツールの利用ケース

プロジェクト管理ツールには多機能なものが多く、さまざまな職種や業種、案件のプロジェクトに合わせてカスタマイズが可能です。実際に運用されるケースとしては次のようなものが有ります。

開発系

ソフトウェア開発、ハードウェア開発などの現場では、設計、試作、製造、テストなどの各工程が有機的に絡み合っているため、タスク間の関連性についても可視化することが重要です。

製作/制作系

製作/制作系の現場では、想定外の要素によって起こる期日の遅れが致命的となるほか、外注の工程管理、予算管理などに注意しなければなりません。更には特にクリエイティブな業務などでは、成果物や納品物が明確に存在しないタスクも存在するため、各タスクが何をもって完了とするのか、予め明確にしておく必要があります。

ワークフロー業務での活用

ワークフローの機能が付いたプロジェクト管理ツールでは、営業、購買、生産管理など、社内の承認フローをプロジェクト管理と紐づけて行うことができます。承認者は、該当プロジェクトの規模や工数、進捗を見ながら判断することができます。

プロジェクト管理ツールを選定する場合には、自社の体制や管理方法にマッチした機能が含まれているかを必ず検証・確認しましょう。

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールの選定に悩む様子

プロジェクト管理ツールを選定する際には、管理するプロジェクトの規模、量、構成やそこで何を管理したいのかを事前に確認することが重要です。必要とする機能や実現したい項目を書きだした上で次のような点に注意しましょう。

運用プラットフォーム

管理ツールには、主にオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型はカスタマイズの自由度が高く、また自社サーバ内で運用するため、外部ネットワークに接続せず使うことができ、セキュリティを重要視する企業には特にオススメです。

一方クラウド型は、自社サーバを用意することなく運用することができ、バージョンアップなどのメンテナンスも実施しやすい特長があります。早く立ち上げたい場合や、外部のスタッフの利用も多い場合に向いています。

機能

WBSやガントチャートなどのプロジェクト管理機能、スケジューラーや掲示板などのグループウェア機能、さらにはプロジェクトの進行に欠かせない購買や契約で活用できるワークフロー機能など、必要な機能が網羅されているかの確認は特に重要です。

プロジェクト管理などの実行的要素に加え、動作環境やデバイス、アカウント数、クラウドなら利用ストレージの容量など、自社の規模や使い方なども加味して判断したいところです。また、使いやすい・わかりやすいなどのユーザビリティも、習慣化させるためにも重要な要素です。

費用

ソフトの販売形態(SaaSなのか、パッケージなのかなど)やプロジェクトチームで使うのか、全社で使うのかなどの状況により運用コストは異なります。

また、今後どのように利用者数が増加するかなどの試算をしておくこともオススメします。プロジェクトの規模や運用方法を踏まえ、少し先の状況も想定しつつ選択してください。

自社に合ったツールを選択しよう

プロジェクト管理ツールで業務効率を高めるためには、様々なプロジェクト管理ツールがあるなかで、自社に合ったツールを選択することが大切です。

プロジェクト管理の効率化を図り、スムーズに予実管理や課題発見をするのであれば、多くの職種・業態で採用されている『Time Krei』(タイムクレイ)はおすすめのアプリケーションのひとつです。

プロジェクト管理で必要不可欠なWBSやガントチャートを用いたスケジュール進捗の可視化のほかにも、スケジューラーや掲示板など、情報共有を進めるグループウェアの機能が含まれ、多彩な機能を直感的に操作することに優れています。

また、オプションでワークフロー機能を実装することができ、プロジェクト管理における必要機能と業務ツールとしての基本機能を兼ね揃え、タイムクレイひとつで一元管理できることが大きな特長です。

プロジェクト全体の最適化を進め、効率の最大化を図る上で重要な、プロジェクト管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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