たくさんある「タスク管理ツール」の種類や選び方、そのメリット

世の中にたくさんあるタスク管理（ToDo管理）のためのソフトウェアやアプリ、一体どうやって選んだら良いのか？と迷っている方は少なくはありません。とは言え、こうしたタスク管理のアプリやソフトウェアはその種類とそれぞれの特徴、得られるメリットをある程度把握しておけば簡単に自分たちに適したものを見つけることが出来ます。

まずは基本的なタスク管理の目的や、それぞれのソフトウェア／アプリの特徴やメリットを把握し、その上で企業やチームで導入するタスク管理のソフトウェア／アプリを見つけていきましょう。

タスク管理ツールの種類

タスク管理ツールと一口に言ってもその種類にはいくつか挙げられます。

まず、一番シンプルで簡易なチェックタイプです。単純に自分が「しなければいけない」と気づいたことを箇条書きで入力し、終わらせたらそれをチェックして、一つ一つ消していくというものです。自分だけが確認することが前提ですので、思いついた時に優先順位順に記入しておけば、いつでも「何かすることがあったか」「何を優先的に終わらせるべきか」の確認が可能です。一つ一つのタスクを着実にこなしていく事で作業の漏れを防ぐことが出来るというわけです。

ただ、このタスク管理ツールは良くも悪くもとてもシンプルで、自分だけの情報管理しかできません。「淡々と自分の作業だけを行う」状況には適しているかもしれませんが、他の人に見せたり一緒に使ったりといったものではないため、その使用範囲と効果はかなり限定的になります。

同じように個々でタスク管理をすれば十分だけれど、メンバーに情報として共有したい場合には個人用のプロジェクトタスクのツールもおすすめです。個人タスクの進捗状況を逐一チェックすることが出来る、それが可視化されることでチームでの情報共有がしやすくなります。管理出来るのは自分のタスクだけですが、それを周りの人間が確認することが出来る分、得られるメリットは多くなっていきます。

個人だけでなく、チーム全体のタスク管理をしていきたいという場合にはチームでのプロジェクトタスクを念頭に設計されたツールを用いるのがベストです。タスク管理の範囲が自分だけでなく、チーム全体になるのでプロジェクトの全容をチーム全員が把握することが出来ます。スケジュール管理なども含めてすべてを網羅することが出来るので、その分作業効率はアップして納期遅れなどを未然に防ぐ事が可能になっていきます。

タスク管理ツールと言ってもそれぞれで特徴、メリット、デメリットが異なってきます。それらを十分に理解して『どのツールを取り入れると自分たちの目的を達することができるのか』を念頭にその都度判断していくことが大切です。

各タスク管理ツールのメリット

それぞれのタスク管理ツールを用いる上で、メリットとなる点にはどのようなものがあるのでしょうか？先にも挙げたように、タスク管理ツールはそれぞれで特徴があります。

手早くシンプルに使いたいのか、きちんと細かく日時設定までをしたいのか、個人に限定してタスク管理をするのか、チームで使うのかなどシチュエーションと「したい事」を整理してみましょう。

簡単にタスク管理をするツールはプライベートでも導入している人は多いのではないでしょうか。「シンプルすぎる」と思われる方もいるかもしれませんが、自分のやるべきこと、その期日などが確認できれば、作業が漏れるリスクを減らすことが可能です。また、シンプルだからこその大きなメリットとしては、複雑な機能がない分タスク管理をすること自体の工数が少なくて済むことが挙げられます。仕事で使うことを想定するなら、上司やチーム内で任せられた作業があった場合でも、とにかく「順番さえ守って終わらせればよい」という状況であれば手軽に確認・登録でき、アラートも出してくれるスマホアプリなども大変便利です。

また、タスクは個人で管理するけれどチーム内で共有をする必要があるのであれば、共有しやすいだけでなく、誰が見ても状況を判断できるような機能が必要になります。共有された事柄のかかる工数や開始時期／完了時期、現状の進捗などが見ただけでわからなければ共有する意味がありません。メンバーの誰が何をしているのか、進捗はどうかを可視化することで、誰に作業が集中しているのかや現状の課題をチームで共有し、個人の効率が悪くなったり、チーム全体の雰囲気が悪くなるなどを防ぐことができます。

チームプロジェクトにおけるタスク管理ツールの場合でもそれは同様です。自分のタスクはもちろん、チームの関係者全員のタスクを把握することで作業の効率化を図り、結果的にプロジェクトの質を高めていくことが出来ます。どのタスク管理ツールを導入していくのか、それぞれの企業、チームによって異なってくるものの、どのツールを用いたとしてもある程度のメリットを得ることが可能ということです。

多機能であれば良いというわけではありませんが、スケジュールを一か所動かすと関連する項目すべてが修正されたり、個人のスケジュールとリンクしているなど自動化されている部分が多くあると、タスク管理そのものの工数を減らすことができ業務効率化に役立ちます。

ここで挙げた各タスク管理ツールのメリットを十分に踏まえて、より自分たちに必要なツールを選択していくようにすれば、タスク管理による効果を最大限に引き出すことが出来るでしょう。

タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールを企業やチーム内で取り入れる際、その選び方にはいくつかのポイントがあります。

まず、それぞれの企業やチームによって決められた予算というものが存在しています。あまりに高額なツールであればその分負担は大きくなりますし、場合によっては導入自体が難しくなっていきます。まずはそれぞれの予算に応じた適度なものをさがしていくことが大切です。

機能が充実しているものであればその分作業効率はアップしていきますが、それだけ金額もかかってしまうという点は押さえておくに越したことはありません。

それ以外にも、ツールの形態（デバイス、機能、人数や管理権限などの利用範囲）、ユーザビリティ（使いやすさ・操作性）という点もチェックしていく事が大切です。

タスク管理ツールにはデスクトップ型とクラウド型の二つが挙げられます。デスクトップ型であれば個人のタブレット端末やPCなどにソフトやアプリをダウンロードして使用していきます。クラウド型であればインターネットを経由して情報のやり取りをしていくので、ダウンロードの必要はありません。どの端末からでも、インターネットが使用できる環境にいれば利用可能になる、その分利便性は高くなっていきます。

タスク管理ツールので重要なポイントは、個人、もしくはチーム全体が情報をしっかり更新し、かつ正しく把握することが出来るかという点です。つまり、操作の仕方が難しい、使いにくいものであれば更新が止まってしまったり、情報の表示方法がわかりにくかったり足りない情報があれば、正しい状況を把握しているとは言えないでしょう。

一口にタスク管理ツールと言ってもそれぞれで料金や機能、操作性が大きく変わってくるため、これらの点を十分に理解し「何を優先的に考慮するか」を洗い出して、比較していくことからはじめていきましょう。

タスク管理ツールを新しく導入するときのポイント

タスク管理ツールを新しく導入する際、ポイントとなってくるのはチームや企業の全員がそのツールを問題なく使用することができるか、という点です。先にも挙げたように、タスク管理ツールを導入しても、その操作が難しくてチームの全員がその環境に順応できなかったり、個々の業務内容に対して使えるデバイスが合っていないなどであれば意味がありません。同じチームでプロジェクトを進行しているのにも関わらず、誰か一人の情報が更新されていない、確認しておらず情報共有が行き渡らないなどあると、その不足分を周りが補って作業を進めていくことになります。ツールが逆に枷になってしまいそれこそ作業効率は下がっていきますし、逆効果です。

新しくタスク管理ツールを導入するときはまず、チームやその関係者の全員にツールの使用目的、その重要性を認知させることから始めていきます。基本的な情報のやり取りの仕方はもちろんですが、どういった場面でタスク管理ツールを用いればいいのか、一人が使用しなければどういったことが起きてしまうのか、具体的な例を挙げて説明をしていきます。たったこれだけの事でも情報の伝達ミスを防ぐことが出来ますし、結果的にプロジェクトの成功率をアップさせていくことが可能です。

もちろん、それぞれの企業やチームで導入するタスク管理ツールは異なるため、それぞれのメンバーの属性や環境に合った説明、使用法の周知が必要になっていきます。直感的に使用できるツールがあればそれが一番ですが、試用してみて課題があると感じた箇所は特化して説明するなど工夫をします。

メリットはもちろんの事、デメリットも同じように説明しておけば、今後何に気を付けながら作業をしていけばいいのか、事前に知ることも可能です。もしも何も知らずにトラブルを引き起こしてしまえば、プロジェクトの進行にも支障をきたしてしまいますし、企業やチーム全体のトラブルへと発展しかねません。安いから、新しいもので便利だからとツールを選択するのもいいのですが、その際にはある程度の注意・理解も必要になるということです。

タスク管理ツールの導入のカギは、ツールの選定にあり

このように、一口に『タスク管理ツール』と言っても使用目的や範囲でその特徴や料金、機能や使い方が大きく異なってきます。ツールを導入する前の大きなポイントとして是非実行いただきたいのは、選定者が候補を絞ったらできるだけ多くの人に試用（トライアル）に参加してもらうことです。時間がないから、忙しいからと省いてしまうことも多いとは思いますが、大勢の人の「目」を通すことはタスク管理ツールにとどまらず、あらゆるツールの課題を導入前に発見するための必須作業と考えるべきでしょう。

さまざまな立場の人が一つのプロジェクトの成功に向かい活動していく。プロジェクト管理ツールはこの大きな企業活動をしっかりサポートできるものでなくてはいけません。