プロジェクト管理ツールの基礎知識

管理ツール導入のメリット

管理ツール

前項までで、プロジェクト管理の重要性についてはご説明させて頂きましたが、日々のプロジェクトを管理していくにあたり、プロジェクト管理専門のツールの導入・活用もプロジェクトマネージャーの工数軽減や効率化、最終的な納品物の品質向上のためには重要です。

プロジェクト管理において、皆さんもプロジェクト管理専門のツールを利用したことがあると思いますが、その仕様や用途に応じて機能が付加され、ソフトも様々あります。
また、Excelでプロジェクト管理を行うケースも多いかと思います。簡単なマクロ(計算方法)などを使って作成したExcelシートを使いこなしているのであれば、Excelも立派なプロジェクト管理ツールと言えるでしょう。 では、そもそもExcelはじめ、プロジェクト管理ツールは何のために導入するのでしょうか?
先のプロジェクトマネージャーの工数軽減や効率化、最終的な納品物の品質向上はもちろんのことながら、一番の目的は、プロジェクト遂行時に起きる問題点や様々なプロジェクトメンバーはじめ、関係者が関与することによる情報の雑多化を防ぎ、システムで1元管理することによる「プロジェクトの可視化(見える化)」です。 この「プロジェクトの可視化(見える化)」に特化した場合、Excelでのプロジェクト管理には多少の限界もあります。

Excelでのプロジェクト遂行の問題点

Excelはあくまで表計算ソフトという意味合いが強く、プロジェクト管理ツールとして作られているわけではないため、プロジェクトを遂行していく中で、以下のような問題が生じる可能性もあります。

1. プロジェクトの初期段階で仕様やスケジュール案等をスポンサーに立案するには効果的だが、仕様変更などに弱い。
2. プロジェクトメンバー間をはじめ作業の順序や優先度合を表現しにくい。
3. プロジェクトメンバー間の負荷状況が見えにくい。
4. 対象プロジェクトの規模(関係する人数や作業量、スケジュール期間)が大きくなると運用管理がしにくい。
5. 単一の小規模プロジェクトならまだしも、複数の要素が絡んだプロジェクトなどを横断的に可視化(見える化)することがしにくい。

上記は一例であり、Excelでもマクロ(計算方法)などを駆使すれば、ある程度問題解決・解消できる部分もありますが、それでもプロジェクト管理においてExcelの活用には限界はあります。

プロジェクト管理専門ツールの利点

「プロジェクトの可視化(見える化)」に繋げるプロジェクト管理ツールにおいては、やはり「プロジェクト管理」専門のソフトの活用が効果的です。ただ、一言で「プロジェクト管理ツール」といっても、スケジュールや進捗管理、タスク管理だけに絞った「プロジェクト計画ツール」から、リスクの管理ができるものや、プロジェクトにおける納品物を保存できるようなツールまで様々ありますが、基本的な「プロジェクト管理ツール」の機能としては、以下の項目が中心となります。

1. プロジェクトにおける作業量(タスク)のツリー構造(WBS)を定義し、整理できる。また、作業量(タスク)の順序や優先度合を設定してスケジュール管理することができる。
2. プロジェクトのスケジュールや進捗具合をガントチャートなどのグラフ化で表現でき、進捗状況を直感的に表示・編集できる。
3. プロジェクトに関わる実績データや作業内容を、適時収集して集計・分析するだけでなく、ガントチャートなどのグラフ化で表示できる。
4. プロジェクトに関わる担当者(プロジェクトメンバーやスポンサーなど)で、プロジェクトの閲覧や編集が簡単にできる。
5. 対象プロジェクト以外の複数のプロジェクトの状況も簡単に可視化(見える化)できる。複数の要素が絡んだプロジェクトなども横断的に可視化(見える化)できる。

上記項目において、もちろんExcelにて管理運用できる部分もあり、一概にExcelを否定するわけではありませんが、プロジェクトの成功に繋げる上で、プロジェクト管理ツールやExcelなどを上手く活用することで、「プロジェクトの可視化(見える化)」を図ることが重要となります。 Excelを含めたプロジェクト管理ツールに関しては、上記のような「プロジェクトの可視化(見える化)」に繋がるメリットがありますが、ただ単に導入し、今まで紙面上で行っていたようなスケジュール・進捗管理を、ソフトウェアに置き換えただけでは意味がありません。
プロジェクト管理ツールを上手く対象プロジェクトの中に組み込み、プロジェクトメンバーをはじめ関係者間で共有させることで効率化を図り、プロジェクトの成功に繋げましょう。