プロジェクト管理ツールの基礎知識

プロジェクト管理の失敗例

これまでにプロジェクト管理の必要性・重要性、管理手法などをご説明させて頂きましたが、成功するプロジェクトにおけるプロジェクト管理手法には成功に向けた共通点があり、一方で、失敗するプロジェクト管理手法にも同じように共通したパターンがございます。
今回プロジェクト管理手法をよくある失敗例を参考にご説明させて頂きます。
皆さんのプロジェクト管理の現状と比べて参考にしてみては如何でしょうか?

プロジェクト管理の失敗例

プロジェクト遂行における失敗例には、大きく以下の項目の曖昧さ、不十分さ、不透明さが起因しています。

1.「仕様」が不透明 - プロジェクトのゴールの曖昧さ

「何のためにプロジェクトを行うのか?」、「このプロジェクトにおいて何が実現されればOKなのか?」そのプロジェクトのゴールが曖昧なまま、プロジェクトが遂行されることは、最終的にプロジェクト自体の失敗に繋がる可能性があります。
「仕様が確定していない=要件(ゴール)が曖昧なまま進むプロジェクト」には、多くの悪影響が波及して生まれる恐れもございます。
例えば、担当者担当者個人の判断で作業を進めることは、プロジェクトにおける要件の抜け、漏れが発生する可能性が高まり、またプロジェクト遂行において無用な仕様が別途入り込むこともあります。上記のまま作業が進めば、問題点の発生とともに要件変更(最終的には仕様の変更)に繋がる怖れもあり、これは対象プロジェクトにおける納期の遅れもしくは納期を維持するがゆえに納品物の品質低下に繋がります。プロジェクト遂行における仕様やゴールを明確化すれば、上記のような非効率化を未然に防ぐこともできます。
また、プロジェクトの仕様やゴール、成功度合いの明確化するだけでなく、プロジェクトメンバーとともに共有することも重要です。これを共有することで、プロジェクトメンバーにとっても、対象プロジェクトで働くことの意味を把握し、主体性や意欲の向上に結び付けることにも繋がります。

2.プロジェクトにおけるスケジュール進捗管理及び検証の不十分さ

管理失敗

続いての失敗例は、対象プロジェクトの遂行において、作業項目やスケジュール、進捗管理などの段取りをあらかじめ十分に考えていないまま行うケースです。

プロジェクトには、ある程度「やってみないと分からないから、走りながら考える」という概念もあるため、仕様確定時のタイミングで100%完璧な計画を立てられるわけではありませんが、「まだ作業は先だし大丈夫だろう」「後々考えればいいだろう」などと綿密な計画を立てないままとプロジェクトを遂行することは、よくあるプロジェクト管理の失敗例として多く見受けられます。
プロジェクト遂行におけるペース配分やリスクや課題を軽視したプロジェクト管理は終盤になって大きな問題点となり、取り返しがつかないことにもなりかねません。不測の問題が起きてから慌ててももう遅く、逆に事後対策に時間が非常にかかる場合もあります。プロジェクト管理においては、リスクと課題を切り分けて考える必要もあります。リスクは未来における不測の事態を想定したもの、課題は現状の問題点となりその対応は異なります。不測の事態や問題点を意識し、事前対策を加味したプロジェクト管理を心掛けましょう。

プロジェクト管理において、日々のスケジュールや進捗状況の把握は、上記を回避する上でも重要です。そのプロジェクトにおけるスケジュール進捗管理及び検証の不十分さを回避するには、プロジェクトメンバーとの連携が特に重要となります。
日々のスケジュールや進捗状況の把握において、状況の把握の仕方は担当者レベルで異なります(個人ごとに報告の進捗具合や数値の意味が異なります)。課題がどれくらい残っているのか、問題があるのかに関しても、「できている」「おおむね順調です」「ほぼ50%程度完了している」「休日で間に合わせます」「問題ないことはないですが大丈夫です」など伝え方は人ぞれぞれですが、どれも不透明な言い方です。チーム担当者からの発言ならまだしも、外注先などの発言をそのまま鵜呑みにすることもあるでしょう。これらの発言をそのまま鵜呑みにすると、実際のプロジェクトの遂行において抜け・漏れ、遅延に繋がる可能性も高まります。
プロジェクトメンバーをはじめ、プロジェクトに関わる人物との阿吽の呼吸は大事ですが、プロジェクト管理においては、鵜呑みにしないことが重要です。相手に察してもらう、分かったつもりで業務を遂行するのではなく、1つ1つの内容を綿密に管理し、プロジェクトメンバーはじめ、担当者の状況を把握しながら業務を遂行することが重要となります。

3.プロジェクト遂行における作業量把握の不十分さ

対象プロジェクトにおいて、1つ1つの作業の量ボリューム(作業量)を正確に把握することは困難です。想定した作業と実作業の工数が想定以上になることは、よくある話かと思います。これらの積み重ねで最終的な納期の遅れ、プロジェクト自体の失敗に繋がることも多いかと思います。先のプロジェクトにおけるスケジュール進捗管理及び検証の不十分さでもお話致しましたが、作業量を正確に把握するには、プロジェクトマネージャー含めプロジェクトメンバーとの連携、スポンサーとの調整が重要になってきます。作業の進捗状況を日々確認するとともに、不測の事態を考慮した調整や報告、確認などを徹底するといった小さな積み重ねが作業量の把握(過小なスケジュール設計の抑制)にも大きく繋がります。
 また、プロジェクトにおいてはスポンサーからの要望に応じてコストの削減や、スケジュールの前倒し等を余儀なくされることも少なくありません。これに対して「気合」や「根性」を用いて見積りやスケジュール調整することもありますが、この多くの場合失敗に繋がる可能性が高まります。上記の場合、「気合」や「根性」はある程度は必要になりますが、長続きはしません。プロジェクトメンバーのモチベーション低下にも繋がります。どこかでバランスを調整する必要がありますし、予算の縮小には既存の資産などを活用したり、納品物の品質レベルを見直すなど、スポンサーと交換条件を出すなど調整することも重要です。

如何でしたでしょうか? 皆さんもプロジェクトを進めるにあたって上記のような例はございませんか? プロジェクトの失敗例の多くには、関係各所での連携不足がおおくございます。言い換えれば、これらはちょっとした気配り、心掛けで改善・回避可能な要素でもあります。今回この連携面における失敗例を中心に挙げましたが、これらポイントを押さえ、プロジェクトの成功に繋げましょう。