プロジェクト管理ツールの基礎知識

プロジェクト管理手法

プロジェクト管理を円滑に進める上で、では具体的にどういった手順でプロジェクトを進めていけばいいのか?納期を守り、顧客への成果・納品物をより高品質にさせるにはどうすればいいのか?

プロジェクト管理のポイント

プロジェクト管理、プロジェクトマネージメントのポイントは大きく分けて「基本的な概念を守ること」と「具体性を持たせること」の2つがあります。
まず、「基本的な概念を守ること」とは、当たり前のことですが、会議や打ち合わせの際には議事録を取る、会議の時間を守る、顧客への納期を守るといったように、決められたことを守ることを指します。これら基本的な概念を無しに形だけのプロジェクトに陥らないことが重要となります。
「プロジェクト管理に具体性を持たせる」概念につきましても同様で、形だけの手順書や意味や重要性を軽視した簡単な○×チェックだけでは、本来の管理目的には繋がりません。今何を行っているのか、このチェックはどういった意味があるのかを明確化し、1つ1つのプロジェクト管理において具体性を持たせることが重要です。

その上で、プロジェクト管理の手法として、何をやるべきかという観点、何を管理すべきか、という観点から考えた場合、具体的には以下の項目が挙げられます。

プロジェクト統合マネージメント プロジェクトの全体管理及び把握
スコープマネージメント プロジェクトの定義や意味の管理及び把握
タイムマネージメント プロジェクトにおけるスケジュール管理
予算、コスト管理 プロジェクトにおける予算や資金面の管理
品質マネージメント プロジェクトの成果・納品物などの品質管理
人的マネージメント プロジェクトチームやメンバー要員、人員の管理
コミュニケーションマネージメント プロジェクトチームのメンバーをはじめ、顧客やスポンサー、上司含めたコミュニケーション管理
リスクマネージメント プロジェクトを遂行するにあたり、問題点やリスクとなりうる事象の予測や対策含めた管理
外部調達マネージメント プロジェクトを遂行する上で、外部から資源や素材を購入・調達することによる運営管理

PDCAサイクル

プロジェクトマネージャーをはじめ、プロジェクトを遂行するには、上記プロジェクト管理手法を把握し、適切に実施することが重要です。

ただ、プロジェクト管理を行う上で、上記手法や項目は重要ではありますが、これさえすれば全て解決するというわけではありません。
プロジェクトは、企業の業種やジャンル、規模や予算によっても様々です。そのため、プロジェクトの成功手法は実施してみないと分からないなんてこともよくあります。

上記も踏まえ、プロジェクトの管理方法で一般的な考え方がPDCAサイクルです。
まず、プロジェクトにおける計画を作り(Plan)、実行し(Do)、実行結果を評価分析し(Check)、改善を加えて再度計画を練る(Action)というサイクルの繰り返しのことを指します。
基本的には上記PDCAの繰り返しで、最善の手順を導き出すことが重要となりますが、プロジェクト管理におきましては、更に手順を「プロジェクトの実施における手順(企画作成)」「プロジェクトの実施計画作成における手順」「プロジェクトの進捗含めチェックにおける手順」「プロジェクトの実施計画含め変更における手順」など、詳細を分けるとより効果的です。

プロジェクト管理の手順

プロジェクトの実施における手順(企画作成)

プロジェクトの実施における手順(企画作成)を作る際には、まず、「5W2H」を明確にする必要があります。5W2Hとは、対象となるプロジェクトにおけるWhat(目的)、Why(背景)、When(納期)、Who(関係者)、Where(業務範囲)、How(方法)、How much(予算)のことを指します。この5W2Hを明確にしない限り、そのプロジェクトは失敗する可能性が高まりますので、プロジェクト管理において、事前に必ず把握するようにしましょう。

プロジェクトの実施における手順(企画作成)

プロジェクトの実施が確定したのち、具体的な計画の作成を行う必要がありますが、プロジェクトの実施計画作成には、最終的な顧客への成果・納品物の明確化が重要となります。目標を明確化し、その目標を達成するには、どういった施策・作業を行う必要があるのか、何を用意するべきかを洗い出し、それぞれの施策・作業を行うにはどれくらい人員や工数が必要か、いつまでかかるのかを把握しましょう。これがスケジュール管理にも繋がります。納期を鑑みて、逆算したスケジュール管理を行う事がプロジェクト管理には重要です。
もちろんスケジュール作成には、問題が発生した場合のリスク管理も合わせて作成する必要があります。

プロジェクトの進捗含めチェックにおける手順

プロジェクトにおける事前の計画ができれば、施策・作業を行うのみとなりますが、プロジェクト管理においてこの際に必要なことは、施策・作業の状況を随時チェックすることです。進捗状況を日々確認していないと、仮にプロジェクトが計画通りに進んでいない場合、何らかの手を打つことができなくなります。日々の進捗状況で問題が起こったとしても、状況が分かれば対策もできます。当初のプロジェクト実施計画を変更することは、先述のPDCAに合わせ、可能な限りプロジェクトの達成に向けた良質な変更を意味します。プロジェクト管理とは、当初の計画通りに遂行するための管理と思われがちですが、変更や改善を加えることは、納期を守り(意識し)、顧客への成果・納品物をより高品質にさせることにも繋がります。

上記のようなプロジェクト管理手法は、顧客への高品質な成果・納品物の達成に向けた1つの例にはなりますが、実際のプロジェクトに合わせPDCAを意識した概念は非常に重要となります。これらを踏まえ、目標達成に向け、効果的なプロジェクト管理を目指しましょう。