プロジェクト管理ツールの基礎知識

プロジェクト管理とは?

一般的に、プロジェクト管理とは、プロジェクトの管理や運営が、目標達成に向けて円滑に進むために、その統制を取ることを指します。
英語ではProject Management、プロジェクトマネージメント(プロジェクトマネジメント)ともいいます。

プロジェクト管理におけるプロジェクトとは、会社(企業)の新規製品の開発や、情報システムなどの開発といった、新しい目標の達成のための事業計画を指します。プロジェクトには、「開始と終了で期間が定められていること」「繰り返しはなく、1回限りの仕事や業務であること」「目標や成果、明確なゴールが定められていること」「予算や人物等が定められていること」「複数の人物や組織が関与していること」などの特徴があり、日々の通常業務(受発注や会計、営業活動等)や、個人で目標を定めて行うような行為は一般的にはプロジェクトには含まれません。

プロジェクトの流れ

プロジェクトの流れとしては、一般的に、「立ち上げ」、「計画」、「実行」、「監視」、「終結」の各項目がございます。

「立ち上げ」 対象となるプロジェクトの目標や、その目標達成に向けたスケジュール管理、予算の配分・概要、プロジェクト実施における制約・顧客との前提条件等を決定する項目を指します。
「計画」 「立ち上げ」で固まった項目をもとに、具体的なプロジェクト実施のスケジュールを決定することを指します。問題が発生した場合の対応や、事前の予防策等の詳細もこの段階で決定させます。
「実行」 「計画」をもとに、プロジェクトを円滑に進めるためのチームを編成し、実行に移ることを指します。
「監視」 「実行」中のプロジェクトにおいて、進捗に遅れが無いか(進捗管理)、予算内で進められているのか(予算管理)を行い、日々のプロジェクトの状況を監視することを指します。
「終結」 プロジェクトの完了、顧客との契約の完了を指します。結果に伴う評価なども決定し、プロジェクトの終了を意味します。

情報共有

上記プロジェクトを円滑に管理遂行していくには、プロジェクト管理を徹底する必要があります。「いつまでに計画した作業を行うのか?」
「工数はどれくらいかかりそうか?」「予算は?」「誰が何を対応するのか?」「問題が発生した時はどうするのか?」などなど、プロジェクトを進めるにあたり、把握しておく内容はたくさんあります。そのプロジェクトの内容、進捗状況などに関しても、プロジェクトメンバーと情報共有を行ったり、ルール決めを事前に行う事は、非常に重要な項目です。
上記プロジェクトの流れにおいて、管理しておくべき項目としては、「プロジェクトメンバーとのコミュニケーション管理」「進捗管理」「変更管理」「問題管理」「リスク管理」「品質管理」「構成管理」「設備や環境管理」などが挙げられます。 各項目の名称や内容に関しては、対象となるプロジェクトによって多少の差異はありますが、基本的にはプロジェクト管理における項目としては、上記が中心となります。

また、プロジェクトには、プロジェクトマネージャーと呼ばれる対象となるプロジェクトにおけるリーダーが存在することも特徴です。
プロジェクトマネージャーは、対象となるプロジェクトにおけるリーダーとなり、その対象となるプロジェクトを成功に導くために管理を行い、計画性をもち、且つ実施において責任を伴う任務を請け負います。
プロジェクトマネージャーは、上記プロジェクト管理を行う責任者として、プロジェクトメンバーとともに上記を円滑に進めていく必要があります。そのため、プロジェクトマネージャーには、「プロジェクトマネージメントに関する知識」はもとより、「対象のプロジェクト分野に関する専門知識」「一般的な人材マネージメントの知識や能力」「コミュニケーション能力やリーダシップ等のヒューマンスキル」などが求められます。

プロジェクト管理に関わる用語集

プロジェクトオーナー

対象のプロジェクトにおける決定権・決裁権を持つ人物のことを指します。顧客である会社や企業の社長や決裁権を持つCIO(最高情報責任者) など。

プロジェクトチーム

対象のプロジェクトにおけるプロジェクトチームは、プロジェクトマネージャー、(場合によっては)チームリーダー(プロジェクトマネー ジャーの補佐を行います)、チームメンバー等で構成されています。

スポンサー(顧客)

対象のプロジェクトに必要な資金などを提供する組織のこと。スポンサーは、先のプロジェクトオーナーと同一の顧客であることが一般的に は多いです。