Profit Cube Inc.様

予実作業時間管理とプロジェクト管理を統合しタイムリーなデータ分析を実現

担当者の予実作業時間の登録という事務作業の効率化と工事進行基準へ対応したプロジェクト管理を行うにあたり、Time Kreiをご導入いただいたProfit Cube Inc.様に、導入背景と活用事例についてお話をお伺いしました。

導入の背景

社内の事務作業の効率化を求めてシステム化を検討していました。その中で、全担当者が入力する「週報」（個人の予実作業時間管理表）の登録作業は、システム化することによって主に次のようなメリットがあると認識しました。

• データ入力の簡略化
• 確認作業時間の低減
• 散在しているデータの一元管理

合わせて、業界の背景として工事進行基準への対応を行う必要がありました。そのためＰＭに依存していたプロジェクト管理手法を見直して会社として一定の基準でプロジェクト管理を行うことを検討していました。

導入前の具体的な課題について

現状と課題

これまで、各担当者の予定と実績作業時間の管理は、個人ごとのExcelファイルを利用していました。決まった書式ではあるものの自由に入力できるため、PJコードなどの重要事項の誤入力ということが多々ありました。そこで誤入力の確認を担当者や上長およびPMが完全に行うことは難しいため、管理部門が他システムへデータ連携するところで正しく取り込めているかどうかという確認作業を実施していました。もしも不備が確認されると、担当者への修正依頼などの戻り作業が発生するため無駄な時間がかかっていました。

また、プロジェクト管理ではＰＭがそれぞれ使いやすいツールを利用していたため、全社的な管理が不十分でした。その他、工事進行基準への対応を行うにあたり管理運用方法の見直しを行う必要がありました。

課題

その１

各担当者の予定と実績の作業時間を週報（Excelファイル）で管理している。そのため管理部門における内容のチェックや確認作業に時間がかかっており非効率であった。

その２

各担当者が週報に入力する予定と実績作業時間は、PMがプロジェクト管理ツールにも登録しているため両者にとって無駄な作業となっている。また週報の入力頻度や入力内容に個人差があり必要なデータ集計ができていない。

その３

各PMのプロジェクト管理手法や管理レベルにバラつきがあるため、一定の基準でプロジェクトの状態を把握し問題に対応することができない。

これらの課題を解決するために、今より運用が複雑にならずになるべくシンプルな方法を検討していたところ、各担当者の予実作業管理とプロジェクト管理が一体になっているTime Kreiがフィットしました。

採用のポイント

Time Krei 採用のポイント

1. 週報機能（作業承認機能含む）をカスタマイズで追加でき、今の業務フローを変えることなく導入することができる
2. 作業実績をプロジェクト管理側に反映でき、データ集計と分析がタイムリーにできる
3. プロジェクト管理ツールに一定の基準となるＥＶＭ機能などが搭載されている

１．週報の業務フローを変えることなく工数削減

週報は全担当者が利用する必要があるため、今の業務フローを変えないことと負担が少なくわかりやすい操作性が重要でした。その点Time Kreiでは、プロジェクトのWBSを整備し作業予定を登録しておくことで、各担当者自身の予定や実績時間の入力が簡単で正確となりました。これにより、管理部門による整合性チェックの工数削減に繋がっています。またこれまでは月末までに入力することが多かった週報が、週次の運用に切り替えることができました。このような導入効果に満足しています。

２．データ集計がタイムリーにできる

Time KreiにはWBSのほか各担当者の予定や実績時間を集計する機能が搭載されているので、WEB画面上にて登録状況、状態を簡単でタイムリーに確認することができるようになりました。管理部門からも週単位でコスト・稼動状況の速報が出せるようになり、プロジェクト管理をサポートしています。また、それらのデータについてはcsv出力機能があるので集計した結果を別途分析に利用しています。

これらにより、各PMが集計に費やしていた作業は簡便な操作で済むようになり負担が軽減されました。また、Time Kreiという共通のツールを利用するので各担当者でも全社単位や部門単位の集計作業をすることが可能となり、作業時間の大幅な削減に繋がりました。

３．全プロジェクトを一定の基準で管理できる

EVM機能などを含む他社のプロジェクト管理ツールを利用することを管理部門として進めていましたが、ライセンス費用の問題があり小規模なプロジェクトなどではあまり利用していませんでした。その点Time Kreiを導入後は、規模やPMの管理方法に依存することなく全てのプロジェクトを統一された基準で状況を把握できました。

また、これまでは各PMが個別にプロジェクト管理ツールを利用していたため、類似案件があってもPMが変われば新規に作成することもありました。しかし全社で共通のツールを利用することにより過去の案件分を簡単に流用することが可能となり、プロジェクト情報を会社の資産として活用しています。

更なる効果

Time Kreiを導入することにより必要なデータが効率的に登録され活用しやすい環境を作りだしています。これにより、これまで滞りがちであった各担当者の予実作業時間管理を促しタイムマネジメントの向上という「人材育成」にも繋がっていると感じています。また、担当者の作業負荷状況が把握しやすくなり「限りある人材」を効率的に稼動させ全社で生産性を上げることに役立ちとても満足しています。

今後の利用に向けて

当初、部署単位で導入したトライアル期間がありました。その時に出てきた機能の改善や要望を30項目ほど対応してもらった後で全社導入した経緯があり、その際の対応速度がよく予定通りに納品していただきました。今後も迅速な対応と継続的な高いサービスの提供を期待しています。特に今後予定されているバージョンアップで搭載される「ワークフロー」を導入することにより、現在紙ベースで行っている各種の承認業務を電子化して、当社の業務の改善に繋がることを期待しています。

インタビューへのご協力ありがとうございました

【Time Krei 活用事例】Profit Cube Inc.様

社名	Profit Cube Inc.
代表取締役社長	萩原 佳彰
資本金	3.6億円
従業員数	86名
事業内容	【地域金融機関向け】 経営情報管理（リスク管理《ALM》、収益管理）ソリューションの提供 【金融機関、ノンバンク及びフィナンシャルサービス業向け】 個人信用情報照会・登録システムの提供 【一般事業法人等財務部門向け】 統合資金管理、有価証券管理ソリューションの提供 【その他】 Ｗｅｂシステム開発等
本社所在地	東京都品川区上大崎1-1-17 LSビル